Wie funktionieren EmployeePages?

Mitarbeiterprofile, Abteilungsprofile und Projektseiten

TIMETOACT's EmployeePages sind ein umfassendes Organisations- und Mitarbeiterverzeichnis mit zahlreichen komfortablen Recherche-, Such- und Pflegefunktionen. (www.employee-pages.de)

Auf den zahlreichen Profilseiten, finden sich alle Informationen rund um Mitarbeiter, Abteilungen und Projekte eines Unternehmens. Die wesentlichen Informationen, wie Kontaktdaten oder Softskills bei Mitarbeitern oder aktuellen Informationen oder News bei Abteilungen befinden sich auf einer Detailseite. Zusätzlich gibt es noch eine Vielfalt von Widgets, die individuell auf den Profilseiten plaziert werden können. Damit erhält jede Profilseite die Informationen, die sie benötigt.


Abteilungsprofil		Projektseite

Widgets der Profilseiten
Zusätzliche Informationen zu den Profilseiten befinden sich in diversen Widgets. Dabei handelt es sich um ähnliche UI Elemente, die auf den verschiedenen Profilseiten wiederverwendet werden können. So können Mitarbeiter, Abteilungen oder Projekte Links oder verschiedene Daten, wie z.B. Dokumentationen, Präsentationen o.ä. in den entsprechenden Widgets bereitstellen.

Das Organisationswidget zeigt, die Assistenten, Vertreter oder Mitarbeiter jeder Person an. So erhält der Besucher schnell einen Überblick über die Kollegen jedes Mitarbeiter. Auf der Abteilungs- oder Projektseite sind alle Mitglieder im Mitarbeiterwidget aufgelistet. Damit kann man schnell einen Überblick über alle Ansprechpartner zu bestimmten Bereichen bekommen.

Skillmanagement mit der eigenen Tagcloud
Tagging gewinnt mehr und mehr an Bedeutung neben Links, Dokumenten können auch immer häufiger Personen sich selbst taggen und somit anderen Benutzern einen schnellen Überblick über ihre Skills geben. In den EmployeePages kann der Mitarbeiter sich seine eigenen Tagcloud erstellen. Entsprechend der Skills die er hat ist es möglich die verschiedenen Tags in verschiedenen Größen darzustellen. Damit kann sich jeder basierend auf seinen Skills eine Tagcloud erstellen, die es anderen ermöglicht schnell Experten zu finden. Die Tags der Mitarbeiter werden dann wiederum auf Abteilungs- und Projektseiten dargestellt.

Erstellung und Pflege

Vorhandene Daten von Mitarbeitern, Abteilungen lassen sich aus bestehenden Mitarbeiterverzeichnissen integrieren. Die Synchronisation mit Domino Directory, SAP HR (HR-OCI) und CSV-Dateien wurden bereits realisiert. Mitarbeiter können weitere persönliche Informationen selbst einpflegen, beispielsweise ein aktuelles Foto hochladen, Erfahrungen hinzufügen. Dezentrale Datenpflege durch die Mitarbeiter und das Berechtigungsmanagement machen die Verwaltung der Daten flexibel. Die Daten lassen sich vollständig über den Webbrowser pflegen, dabei machen Web 2.0 Technologien die einfache und intuitive Pflege des eigenen Profils möglich.

Organisationsdarstellung und -übersicht

Zu einer Organisation gehören z. B. Mitarbeiter, Abteilungen, Projekte und Standorte. EmployeePages bieten für die verschiedenen Daten verschiedene Übersichten von der einfachen Suche bis hin zur Darstellung der gesamten Organisation als Organigramm.

Neben der alphabetischen Auflistung aller Abteilungen, werden diese innerhalb der Organisationsstruktur als Baumansicht oder im Organigramm dargestellt.
Die Darstellung der Organisation in Baumstruktur macht das "Surfen" in der Aufbauorganisation komfortabel und sehr schnell. Übergeordnete Organisationseinheiten können über die Pfadnavigation („Brotkrumen-Pfad“) direkt aufgerufen werden. Untergeordnete Organisationseinheiten können "aufgeklappt" in mehreren Ebenen auf einmal oder als eigene Seite ausgegeben werden. Das erlaubt eine schnelle Übersicht über Zugehörigkeiten von Personen und Abteilungen. Die aktuelle Ansicht kann als Excel- oder PDF-Datei exportiert werden.

Organigramme

Die Organigramm-Darstellung erlaubt eine besonders einfache und intuitive Visualisierung des Unternehmens. Stets aktuelle Informationen über Personen, Positionen und Organisationsteile werden in einer ansprechenden Form geboten. Langwierige manuelle Erstellung von Organigrammen mit Visio, PowerPoint oder Word gehören der Vergangenheit an! Auf Basis der innerhalb der EmployeePages aufbereiteten Daten und unter Verwendung von Web 2.0 Technologien werden die Organigramme automatisiert direkt im Browser erstellt. Keine Plug-Ins, Applets oder zusätzliche Software wird benötigt. Die generierten Organigramme können gedruckt werden, sind in jedem Browser darstellbar und entsprechen gängigen HTML-Standards durch optimierten Quellcode. Dank der Export-Möglichkeit nach PowerPoint enthalten Ihre Präsentationen stets aktuelle Daten zur Organisationsstruktur.

Zur schnellen Navigation innerhalb großer Organigramme werden untergeordnete Ebenen „zusammengeklappt“ angezeigt. Da das Organigramm zu Beginn insgesamt generiert wird, entstehen beim Navigieren zwischen den Ebenen keine Ladezeiten (Caching). Mehr Informationen zu einer bestimmten Person erhält man mit einem Klick auf den Namen und gelangt zum Mitarbeiterprofil mit zusätzlichen Daten, wie Kontakt-Details, CV oder die Berichtslinien. Alle Elemente der Organigramm-Darstellung sind flexibel: Zur Einhaltung des Corporate Designs und zur Übereinstimmung mit bereits vorhandenen Organigrammen entsprechen Linienfarben, Schatteneffekte, Rahmen-Stil und Hintergrundfarben Ihren Anforderungen.

Recherche

Zu Recherchezwecken bieten die EmployeePages umfangreiche Suchmöglichkeiten an. Aus jeder Ansicht heraus lässt sich über das Quicksearch Feld eine Suche starten. Liefert die Ergebnisansicht zu viele Suchergebnisse, werden diese auf mehreren Seiten (Paging) dargestellt. Das Konzept ist durchgängig für alle Übersichtsseiten umgesetzt, damit Ergebnisse immer ansprechend dargestellt werden. Zur besseren Einschätzung der Suchergebnisse wird angezeigt, in welchem Attribut der Suchbegriff gefunden wurde. Zusätzlich schlägt das System bereits beim Eintippen des Suchbegriffs mögliche Suchbegriffe vor. Damit erfüllen die EmployeePages sämtliche Kriterien für eine schnelle und umfangreiche Recherche im Unternehmen.

Export

Die EmployeePages stellen in den verschiedenen Ansichten diverse Exportmöglichkeiten bereit. Organigramme lassen sich als PowerPoint- oder PDF-Datei exportieren. Organisationsansichten in Baumstruktur, sowie Suchergebnisse können sofort als Excel- oder PDF-Datei exportiert werden. Mitarbeiterprofile lassen sich für das persönliche Adressbuch im Visitenkartenformat (vCard) exportieren. Damit ist eine weitere Verwendung sämtlicher Daten für Präsentationen, Telefon- oder Abteilungslisten möglich, ohne das Excel- oder PowerPoint-Dateien mühsam von Hand nachgepflegt werden müssen.