Main technische dienstleistung gmbh spezialisiert sich auf Gebäudetechnik mit Standorten in ganz Österreich und betreut Anlagen der Haustechnik, wie etwa Heizungstechnik, Belüftungsanlagen, Kühlungsgeräte oder Sanitäreinrichtungen. Um Zeit und Kosten bei der Rechnungsverarbeitung zu ersparen, setzt main auf eine umfassende Rechnungseingangslösung von TIMETOACT.
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung
Nach der Digitalisierung der Papierrechnungen werden die erzeugten Daten mit den vorhandenen elektronischen Rechnungen zusammengeführt und im Folgenden gemeinsam verarbeitet. Die Stamm- und Bewegungsdaten werden mittels OCR-Software aus den Rechnungen ausgelesen und extrahiert. Stammdaten sind etwa Firmennamen, Anschriften, Bankdaten und ähnliches, bei Bewegungsdaten handelt es sich um Rechnungspositionen. Diese Informationen werden mehrmals täglich mittels Secure FTP an die TIMETOACT übertragen. Dort findet dann eine Schlagwort-Erfassung der Rechnungen und eine detailliertere Erfassung von spezifischen Rechnungsmerkmalen statt, wie es etwa das Umsatzsteuergesetz erfordert.
Die erfassten Daten werden mit vorhandenen Datenbanken abgeglichen, um höchste Korrektheit und Konsistenz zu gewährleisten. Der Abgleich der Informationen hilft dabei, die Rechnungen in verschiedene Rechnungs-kategorien einzuteilen und anhand dieser im Unternehmen weiterzuleiten. Bei der Kontierung können Plausibilitätsprüfungen eingebaut werden, sodass etwa für bestimmte Rechnungskategorien nur entsprechende Konten ausgewählt werden können, oder bestimmte Kombinationen von Kostenstellen und Konten ausgeschlossen werden.
Die erfassten und kontrollierten Daten werden im letzten Schritt zurück an die main übermittelt, wo die Rechnungsdaten in weiterer Folge in vorhandene Systeme - etwa Basware Invoice Processing oder existierende ERP-Systeme - eingespeist werden. Die zentrale und digitale Rechnungshaltung hat den Vorteil, dass der Status einer Rechnung zu jedem beliebigen Zeitpunkt feststellbar ist und dass jederzeit auf die Informationen der Rechnung zugegriffen werden kann. Es werden ebenfalls automatisch SEPA-Zahlungsfiles erstellt, um die Ausbuchung zu vereinfachen.
Der Basware Master Client hilft den Sachbearbeitern, den Rechnungslauf zu kontrollieren und den Überblick über den Bearbeitungsstatus der Rechnungen zu behalten. Die eingescannten Rechnungen werden nach erfolgtem Bestellabgleich in der Basware Masteranwendung angezeigt. Master-anwender korrigieren und vervollständigen die Kontierung und leiten - falls notwendig - die Rechnung an andere Mitarbeiter weiter. Bei Bedarf kann die Weiterleitung auch automatisiert werden.
Zur Kontierung und Genehmigung von Rechnungen wird der Basware Web Client (ThinClient) eingesetzt. Es handelt sich um eine browserbasierte Anwendung, die keine Software Installation auf der Arbeitsstation eines Benutzers erfordert. Im ThinClient werden die dem jeweiligen Mitarbeiter zugewiesenen, unbearbeiteten Rechnungen übersichtlich dargestellt und es wird dem Bearbeiter ermöglicht, beliebige Rechnungen direkt auszuwählen und zu bearbeiten sowie anderen Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung zuzuord-nen. Eine ausgewählte Rechnung wird während der Bearbeitung gesperrt, um Inkonsistenzen zu vermeiden. Der Bearbeiter wird durch eine E-Mail vom Rechnungseingang benachrichtigt, ebenso erhält er Erinnerungen vor Ablauf der Skontofrist und bei Fälligkeit einer Rechnung. Für häufige Kontierungen können beliebige Vorlagen definiert werden.
Der Basware Monitor Client wird zur Analyse und Berichterstellung verwendet. Es ist ein Management-Tool, mit dem mühelos etwa der Cashflow, Skonti oder das Rechnungsaufkommen kontrolliert werden kann. Er ist ein nützliches Instrument für Mitarbeiter der Buchhaltung und im Finanzwesen.
Mittels einer Smartphone-App (Basware Mobile Client) können die Mitarbeiter der main auch von unterwegs die Rechnungen ansehen und bearbeiten. Der Genehmigungsprozess ist damit leicht kontrollierbar und kann jederzeit an neue Anforderungen angepasst werden. Im Zuge des Projektes hat TIMETOACT eng mit den Mitarbeitern der main zusammengearbeitet und auf die spezifischen Bedürfnisse der Fachmitarbeiter geachtet. So wurde etwa auf besonderen Wunsch ein System eingeführt, mit dem das Erfassungspersonal auf falsche Bankdaten hinweisen kann, was es den Mitarbeitern der main ermöglicht, diese bei Auftreten zu korrigieren und eventuelle Fehler schnellstmöglich zu beheben.
Dank der neuen Lösung konnten überflüssige Aufgaben eliminiert werden und die Prozesse deutlich effizienter gestaltet werden. Die Fehlerhäufigkeit wurde dramatisch gesenkt sowie die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung erheblich verkürzt.