TIMETOFLOW ermöglicht das Erstellen von aktionsbasierten Workflows mit IBM Notes Domino. Sequentielle und parallele Workflows unbegrenzter Komplexität können mit Hilfe dieses Tools erstellt und nachverfolgt werden. Die Workflow-Engine TIMETOFLOW ist mit einem umfassenden Rechtemanagement sowie einem Mail-Modul zur automatischen Benachrichtigung ausgestattet.

Abbilden von aktionsbasierten Workflows im Unternehmen

TIMETOFLOW ist ein Tool zum automatischen Umsetzen von aktionsbasierten Workflows. Die Prozessketten werden durch frei konfigurierbare Aktions-Buttons ausgelöst und gesteuert. Wiederkehrende Arbeitsabläufe mit Genehmigungsprozess können mit TIMETOFLOW effizient und zeitsparend abgebildet werden.

TIMETOFLOW ermöglicht das flexible Abbilden von einfachen bis komplexen Workflows nach dem Baukastenprinzip. Frei konfigurierbar sind zum Beispiel:

Workflow

Verlauf

  • Welche einzelnen Schritte gibt es?
  • Wer ist für das Bearbeiten der Schritte zuständig? Manuelle Auswahl oder automatische Berechnung
  • Welche Aktionen sollen zur Verfügung stehen? Definieren von 9 unterschiedlichen Aktionsbuttons je Schritt möglich
  • Welche Dialogboxen (Kommentar, Auswahl, Ja/Nein, nächster Bearbeiter, etc.) werden angezeigt?
  • Ausführung von @Formeln und LotusScript Funktionen
  • Automatisches Versenden von einer oder mehrere E-Mail(s) an frei definierbare Empfänger (z. B. zur Information, zur nächsten Bearbeitung)

Bedingungen

  • Unter welcher Voraussetzung wird eine Aktion durchgeführt?
  • Wer erhält wann welche Information?
  • Wurde ein Fälligkeitsdatum zugewiesen?
TIMETOFLOW
TIMETOFLOW

TIMETOFLOW kann durch die Anwender sowohl direkt im Notes Client als auch im Web-Browser verwendet werden. Das integrierte Rechtemanagement ermöglicht die gezielte Vergabe von Schreib- und/oder Leserechten. Auch das Beschränken verschiedener Workflow-Ansichten ist durch die flexible Rechtevergabe möglich. Wie viele Schritte ein Workflow hat und wie komplex er ist, wird vollständig durch eine XML-Konfiguration definiert.

Es protokolliert detailliert alle Prozessschritte und die dabei getroffenen Entscheidungen. Das Dashboard gibt Berechtigten einen Überblick über die offenen Workflows in verschiedenen Ansichten: Verantwortlichkeit, Status oder Fälligkeitsdatum.

Beispiele für den Aufbau von Ablaufprozessen, die mit TIMETOFLOW abgebildet werden können:

Sequentieller Workflow

Innerhalb eines Prozesses werden Genehmigungen nacheinander von 4 Stellen eingeholt.

Paralleler Workflow

Genehmigungen werden innerhalb eines Prozesses parallel von mehreren Personen oder Gruppen eingeholt.

Kombinierter Workflow

Kombination beider Genehmigungsmöglichkeiten innerhalb eines Ablaufprozesses

Nutzungsvarianten der Workflow Engine

TIMETOFLOW wird in einer eigenständigen Lotus Notes Datenbank ab Version 7.0 entwickelt. Es stehen drei verschiedene Nutzungsvarianten zur Verfügung:

Eigenständige Nutzung

TIMETOFLOW kann auch als neue und eigenständige Datenbank genutzt werden, in der Lotus Notes Entwickler neue Komponenten mit der TIMETOFLOW Teilmaske abbilden.

Integration in bestehende Notes Datenbanken

TIMETOFLOW lässt sich vollständig in bestehende Notes Datenbanken ab Version 7.0 integrieren. Der Import der TIMETOFLOW-Designelemente wird dabei komfortabel über eine Importfunktion gesteuert. Nach dem Einbinden der TIMETOFLOW Teilmasken in diejenigen Ursprungsmasken, mit denen ein Workflow durchgeführt werden soll, stehen alle Funktionalitäten der Workflow-Engine uneingeschränkt zur Verfügung.

Verwenden des CMS

Nutzer des Content Management Systems TIMETOWEB profitieren von dem integrierten TIMETOFLOW-Modul. Damit können alle TIMETOWEB Nutzer ihre eigenen Workflows direkt in TIMETOWEB konfigurieren und nutzen.

Konfiguration – TIMETOFLOW individuell anpassen

In der TIMETOFLOW-Datenbank gibt es einen Konfigurationsbereich für Workflows, indem alle verfügbaren Workflows hinterlegt sind. Der WorkflowMaster (fachlicher Administrator für alle Workflows) legt im Konfigurationsbereich fest:

  • in welchem Dokument und für welche Personen dieser Workflow zum Start zur Verfügung steht
    Nach dem Erstellen einer neuen Workflow-Konfiguration legt der WorkflowMaster den Namen, eine Verschlagwortung und eine Selektionsformel (ähnlich zu Notes-Ansichten) fest, z.B. Form = “Topic”. Damit würde diese Workflow Konfiguration nur in allen Topic-Dokumenten zur Verfügung stehen. Die Verfügbarkeit kann noch weiter eingeschränkt werden, indem die Initiatoren festlegt werden. Das sind die Personen, Gruppen, Rollen oder auch eine @-Formel, die diesen Workflow sehen und starten dürfen.
  • wem dieser Workflow als fachlicher Ansprechpartner gehört
    Der WorkflowMaster legt sogenannte Owners fest, die fachlich Verantwortlichen für diesen Workflow. Diese Personen, Gruppen, Rollen oder auch eine @-Formel erhalten erweiterte Rechte an allen laufenden Workflows zu dieser Konfiguration. Die jeweiligen Owner können in einem laufenden Workflow jede Aktion sehen und auslösen. Zudem dürfen die Owner einen laufenden Workflow abbrechen und erhalten ggf. eine spezielle Owner-Aktion, die nur sie sehen und damit betätigen können.
  • welche Informations-Dokumente hinterlegt sind
  • welche detaillierte Workflow-XML-Definition gezogen wird
    Die eigentliche und ausführliche Konfiguration des Workflows findet in der XML-Konfiguration statt. Hierin wird festgelegt, welche Schritte und Aktionen es gibt. Da die XML-Konfiguration analog zum Informationsdialog der Info-Box in einem Setting-Dokument hinterlegt ist, kann eine XML-Konfigurtion für mehrere Masken und Anwender verwendet werden.Innerhalb eines Schrittes können Administratoren bis zu 9 frei konfigurierbare Aktionen vergeben. Für die Benutzer können je Schritt ebenso 9 verschiedene, frei konfigurierbare Aktionen definiert werden.

Das TIMETOFLOW Mail-Modul

Automatisch generierte E-Mails weisen Bearbeiter darauf hin, dass eine Aufgabe / Aktion ihrerseits notwendig ist. Hierdurch wird ein schneller und flüssiger Ablauf des Workflow sichergestellt.

Das TIMETOFLOW Mail-Modul ermöglicht das Anlegen von unterschiedlichen Mail-Vorlagen (Templates), die je nach Vorgabe automatisch an den definierten Empfängerkreis versendet werden. Die E-Mail Vorlagen können mehrsprachig angelegt und den einzelnen Benutzern individuell zugeordnet werden. Absender, Empfänger, Betreff und Inhalt der Mail-Vorlage sind dynamisch und können Platzhalter enthalten, die einen personalisierten Inhalt der E-Mails ermöglichen. Dabei können sowohl Workflow-Felder und @-Formeln als auch Notes Dokumenten-Links und Browser-Links integriert werden. Das automatische Anfügen von Anhängen ist ebenso möglich.

Individualisierung

Die Engine TIMETOFLOW und das Mail-Modul sind äußerst flexibel konzipiert und entwickelt worden. Die individuelle Abbildung von sequentiellen, parallelen und kombinierten Workflows kann mit XML vollständig durchgeführt werden. Administratoren ist hierbei keine Grenze gesetzt, so dass jegliche Struktur und Komplexität der Workflows berücksichtigt werden kann. Das Erweitern von TIMETOFLOW um zusätzliche Funktionen ist ebenso jederzeit möglich und nicht von generellen Updates abhängig.