Automatisierter Rechnungseingang bei Kapsch

Um Zeit und Kosten bei der Rechnungsverarbeitung einzusparen, setzt Kapsch auf eine umfassende Rechnungseingangslösung von TIMETOACT.

TIMETOACT unterstützt Kapsch BusinessCom bei der Durchführung des automatisierten Rechnungseingangs durch den Einsatz einer umfassenden Dokumenten-Management- und Workflow-Lösung. In enger Abstimmung mit dem Kunden wurde ein Invoice-Processing-System etabliert, das die manuelle Verarbeitung von Papierrechnungen obsolet macht. Eintreffende Rechnungen werden digitalisiert und sofort in den elektronischen Arbeitsablauf eingespeist. Dieser Scan-und-Capture-Prozess ist der erste Schritt, der es ermöglicht, die Rechnungsdaten in elektronischer Form zu bearbeiten und die Rechnungsdetails auf Korrektheit zu überprüfen.

Abgleich mit Bestelldatenbanken

Mithilfe von OCR-Texterkennung werden die Rechnungsdokumente ausgelesen und einzelne Bestandteile wie Kreditoren- und Debitoreninformationen, Positionsdaten und dergleichen erfasst. Durch den Abgleich mit Bestelldatenbanken kann die Korrektheit der erfassten Informationen deutlich erhöht werden. Etwa können verschiedene Standorte desselben Unternehmens eindeutig erkannt oder eine Rechnung in Beziehung zu einer Bestellung gesetzt werden. Diese Erkennung geschieht vollautomatisch durch das von TIMETOACT bereitgestellte System.

Spezifische Dokumentenbearbeitung nach Kundenanforderung

Nach der maschinellen Vorverarbeitung werden die gewonnenen Informationen durch geschultes TIMETOACT Personal überprüft und gegebenenfalls korrigiert (Mailroom Service). An dieser Stelle wird besonderes Augenmerk auf die vom Kunden gewünschte, spezifische Sonderbehandlung einzelner Belege gelegt. So werden etwa unvollständige oder fehlerhafte Rechnungen ausgesteuert, um eine entsprechende Korrektur durchführen zu können. Durch regelmäßige Rücksprache mit dem Ansprechpartner bei Kapsch BusinessCom wird sichergestellt, dass Kundenwünsche stets genauestens erfüllt werden. Nach der manuellen Verarbeitung der Belege werden die Informationen in ein maschinenlesbares Format überführt, das in beliebigen Softwaresystemen (etwa Navision) weiter verarbeitet werden kann. Neben den Anforderungen an die Korrektheit der Rechnungsinformationen werden auch vom Kunden gestellte zeitliche Bestimmungen berücksichtigt, indem Rechnungen am gleichen Tag bearbeitet werden, an dem sie in das System eingespeist werden.

Kontrolle und Transparenz

Die von TIMETOACT bereitgestellte Lösung ermöglicht die umfassende Kontrolle und Transparenz über den Rechnungsworkflow. So kann auf alle Rechnungen und Gutschriften mit vollständiger Bearbeitungshistorie zugegriffen werden. Durch diese Effizienzsteigerung werden überflüssige Aufgaben eliminiert und die Fehleranzahl bei der Bearbeitung gesenkt. Aufgrund der zügigeren Verarbeitung können auch Skonti besser ausgeschöpft werden. Aus Management-Sicht ergeben sich zusätzliche Vorteile, etwa eine tagesaktuelle Sicht auf die Gesamtverbindlichkeiten sowie eine bessere Liquiditätsplanung und ein besseres Cashflow-Management. TIMETOACT hat automatisierte Rechnungseingangslösungen bereits bei zahlreichen Unternehmen erfolgreich implementiert — kurz nach der BusinessCom wurde es auf weitere Unternehmen der Kapsch-Gruppe ausgeweitet, etwa auf Kapsch TrafficCom und Kapsch Components.

Teaserbild Enterprise Content Management (ECM) Beratung
Service

Enterprise Content Management (ECM) Beratung

Mit unserer Enterprise Content Management (ECM) Beratung helfen wir, sämtliche Daten, Informationen und Dokumente in einer Plattform kontextbezogen abzulegen, zu archivieren und zu verwalten.

Person gießt eine junge grüne Pflanze, Wassertropfen fallen von den Fingerspitzen, symbolisch für nachhaltige Praktiken, ähnlich denen der Envizi ESG Suite für Umweltmanagement.
Service

Mit Nachhaltigkeit zu mehr Bewusstsein und Verantwortung

Immer mehr Unternehmen erkennen die Bedeutung von Nachhaltigkeit und setzen sich aktiv mit diesem Thema auseinander. Doch wie gehen Firmen generell mit Nachhaltigkeit um? Welches Potenzial gibt es, um ressourcenschonend zu handeln?

Service

CSRD mit grüner Technologie umsetzen

Green IT hilft Unternehmen, ökologische Verantwortung zu übernehmen, ESG-Compliance zu wahren und Kosten zu senken. Sie bildet die Basis für umweltfreundlichere Geschäftsmodelle und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit langfristig.

Service

GreenOps: Der Weg zu Transparenz und Effizienz in der Cloud

Die zweite Welle der Digitalisierung hat viele Unternehmen längst erreicht. Angesichts der steigenden Nutzung von Cloud-Diensten und des zunehmenden Energieverbrauchs, werden die Themen Nachhaltigkeit und Effizienz in der IT-Branche immer drängender. Eine innovative Lösung, die Kosten und Umweltbelastung für die Cloud reduziert, ist GreenOps.

Technologie Übersicht

Beratung und Lösungen rund um AWS Services

Als führender AWS Select Partner stehen wir Ihnen mit der umfangreichen Suite von AWS Services mit Rat und Tat zur Seite. Von der Strategieentwicklung über die Migration bis hin zur Optimierung.

Technologie Übersicht

Beratung rund um IBM Produkte

Als IBM Platinum Business Partner sind wir für Sie da. Ob Beratung, Begleitung oder Umsetzung – mit dem gesamten Portfolio der IBM finden wir die optimale Lösung für Sie.

Logo Microsoft
Technologie Übersicht

Microsoft

Microsoft beschäftigt sich seit Ende der 90er Jahre verstärkt mit dem Thema Business Intelligence und bietet mit der Microsoft Business Intelligence-Plattform (MS BI) eine komplexe und vollumfassende Lösung für alle Fragestellungen.

Technologie Übersicht

IBM watsonx Orchestrate

Verschlanken Sie komplexe Prozesse und entlasten Sie Ihr Team durch gezielte Automatisierung mit AI.

Technologie Übersicht

IBM Watsonx BI Assistant

watsonx BI Assistant – Ihr AI-gestützter Business-Analyst. Relevante Erkenntnisse. Sofort nutzbare Empfehlungen. Für fundierte Entscheidungen.

Technologie Übersicht

IBM watsonx.ai

Das Enterprise-Studio für AI-Entwicklung: watsonx.ai. AI-Modelle effizient entwickeln, trainieren und operationalisieren

Technologie Übersicht

IBM watsonx Code Assistant

Setzen Sie auf AI-gestützte Automatisierung, um Entwicklungsprozesse effizienter zu gestalten.

Technologie Übersicht

IBM watsonx Assistant

Transformieren Sie den Kundenservice mithilfe unseres dialogorientierten AI-Assistenten.

Referenz

Die digitale Kundenakte mit IBM Content Manager

Bei der Einrichtung einer digitalen Kundenakte setzt der Fertighaus-Spezialist SchwörerHaus KG seit vielen Jahren auf IBM-Technologie.

Referenz

Elektronisches Archivsystem bei EDEKA Südwest

Nach den selbstständigen Kaufleuten wurden die in Eigenregie betriebenen Lebensmittelmärkte angegangen: Inzwischen hat die TIMETOACT GROUP für die EDEKA Südwest Geschäftsunterlagen aller 1.200 von ihr betreuten Märkte digitalisiert.

Referenz 28.03.22

24/7 Support garantiert stabilen Betrieb des Intranets

Die Expert*innen übernahmen im Herbst 2020 den Betrieb von HCL Connections und sorgen seitdem für ausfallsichere Stabilität der Plattform.

Headerbild von Enterprise Service Management
Service

Enterprise Service Management

Unsere Enterprise Service Management Solution bietet Ihnen eine Möglichkeit das Service Management über ein einfach bedienbares Service Portal für alle Beteiligten zugänglich zu machen. Sie können in diesem Portal Ihre Prozesse nach definierten Verfahren abbilden und an weitere Systeme anbinden. Zusätzlich entlasten Sie die Prozessbeteiligten durch Automatisierung.

Referenz 27.12.23

Verwaltung sensibler Daten durch digitale Personalakten

TIMETOACT ermöglicht die digitale Verwaltung von ca. 1600 Akten und 20.000 Personaldokumenten für die Pfalzwerke. Das Verwalten und Bearbeiten sensibler Personaldaten ist nun sicher, mit weniger Aufwand verbunden und von überall aus möglich.

Referenz 26.01.22

Automation legt Grundstein für reibungslosen Archivwechsel

Die ECM-Experten der TIMETOACT GROUP haben für Rottendorf Pharma GmbH dafür alle Dateianhänge aus dem IBM Archiv wieder an die zugehörigen E-Mails im Mailingsystem angehangen. Dies erfolgte mit dem eigens entwickelten Notes-Tool „ArchiveUsers“ automatisiert und mit geringem manuellem Aufwand.

Technologie Übersicht

HCL

Als „HCL Platinum Business Partner“ haben wir seit Jahren Erfahrung mit diesen Tools und werden diese auch in Zukunft für Sie betreuen. Die TIMETOACT GROUP gehört in Deutschland, Österreich und der Schweiz zu den größten HCL Software Services Anbietern.

Referenz

ZF erhält ISO/IEC 5230-Zertifizierung

Um einen korrekten Umgang mit Open-Source-Software sicherzustellen, entschied sich die ZF Friedrichshafen AG, ihre Open-Source- Compliance offiziell nach ISO/IEC 5230 zertifizieren zu lassen.