KI-gesteuerte Dokumentenverwaltung

Die neue Ära im Enterprise Content Management

Datum

13.06.2024

Dieser Beitrag wurde verfasst von:

Marcel Ament

In der heutigen Geschäftswelt, in der Daten in exponentiellen Mengen generiert werden, steht die effiziente Verwaltung und Verarbeitung von Informationen im Mittelpunkt jedes erfolgreichen Unternehmens. IBM, ein führendes Unternehmen im Bereich der digitalen Transformation, bietet mit der Content Platform Engine und dem Content Navigator eine umfassende Lösung zur Dokumentenverwaltung an. Doch wie lässt sich die Leistungsfähigkeit dieser Systeme durch künstliche Intelligenz (KI) noch weiter steigern? Ein innovativer Ansatz ist die Integration von WatsonX.AI, IBMs fortschrittlicher KI-Plattform, zur Generierung automatisierter Dokumentenzusammenfassungen, eine Funktion, die das Potenzial hat, die Art und Weise, wie Unternehmen Informationen verarbeiten und darauf zugreifen, grundlegend zu verändern.

Die Herausforderung: Überflutung durch Daten

Unternehmen jeder Größe sehen sich mit einer ständig wachsenden Flut von Dokumenten konfrontiert, von Verträgen und Rechnungen bis hin zu E-Mails und technischen Berichten. Die Herausforderung besteht nicht nur darin, diese Dokumente sicher und zugänglich zu speichern, sondern auch darin, relevante Informationen schnell zu finden und zu nutzen. Die Content Platform Engine und der Content Navigator bieten eine strukturierte Umgebung für die Speicherung und Verwaltung von Inhalten, welche durch die Integration von generativer KI in eine noch leistungsfähigere Umgebung für die Informationsverarbeitung verwandelt werden kann.

KI-gesteuerte Lösungen: Automatisierte Dokumentenzusammenfassungen

Durch die Integration von WatsonX.AI in die Content Platform Engine und den Content Navigator können Unternehmen ihre Effizienz und Produktivität erheblich steigern. Hierbei werden fortschrittliche Natural Language Processing (NLP)-Techniken genutzt, um den Kerninhalt eines Dokuments zu verstehen und eine prägnante Zusammenfassung seiner wichtigsten Punkte zu generieren.

Stellen Sie sich vor, ein Mitarbeiter sucht nach spezifischen Informationen in einem umfangreichen technischen Bericht. Anstatt das gesamte Dokument durchsuchen zu müssen, kann der Content Navigator, erweitert durch generative KI, eine Zusammenfassung des Dokuments bereitstellen, die die Kernpunkte und relevanten Details hervorhebt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern verbessert auch die Entscheidungsfindung, da die Benutzer schnell und effizient auf die benötigten Informationen zugreifen können.

Vorteile für Unternehmen

Die Integration von KI-basierter Dokumentenzusammenfassungstechnologie wie WatsonX.AI in ECM-Systemen bietet Unternehmen erhebliche Vorteile, die weit über die traditionelle Dokumentenverwaltung hinausgehen. Durch die Automatisierung der Extraktion wesentlicher Informationen aus großen Mengen von Dokumenten können Unternehmen signifikante Effizienzsteigerungen realisieren. Mitarbeiter, die früher Stunden damit verbrachten, durch lange Dokumente zu blättern, können nun schnell auf präzise Zusammenfassungen zugreifen, was ihnen erlaubt, schneller und fundierter zu reagieren und zu entscheiden. Diese Technologie minimiert das Risiko menschlicher Fehler und verbessert gleichzeitig die Genauigkeit der Datenextraktion, was besonders in rechtlichen und regulatorischen Kontexten von unschätzbarem Wert ist. Außerdem ermöglicht die KI-gestützte Zusammenfassung eine personalisierte Anpassung, die sicherstellt, dass die spezifischen Informationsbedürfnisse verschiedener Abteilungen innerhalb eines Unternehmens erfüllt werden. In Sektoren, in denen die Einhaltung von Vorschriften entscheidend ist, kann diese Technologie dazu beitragen, Compliance-Prozesse zu beschleunigen und zu vereinfachen, indem schnell relevante Informationen identifiziert und bereitgestellt werden, wodurch das Risiko von Strafen und rechtlichen Problemen verringert wird. Darüber hinaus fördert die Implementierung dieser Technologien eine Kultur der Innovation und Effizienz, verbessert die Kundenzufriedenheit durch schnelleres und genaueres Reagieren auf Anfragen und bietet eine skalierbare Lösung, die sich mit dem Wachstum des Unternehmens entwickeln kann, was zu langfristigen Kosteneinsparungen und einer gesteigerten Wettbewerbsfähigkeit führt.

Implementierung in der Praxis

Die Integration von WatsonX.AI in die Content Platform Engine und den Content Navigator beginnt mit der Einrichtung der KI-Plattform, die auf die spezifischen Bedürfnisse und Daten eines Unternehmens zugeschnitten ist. Durch die Möglichkeit der Verwendung von Large Language Models (LLMs) ist ein aufwändiges und teures trainieren von Modellen nicht mehr nötig.

Sobald die generative KI integriert ist, können Benutzer des Content Navigators die KI-gesteuerte Zusammenfassungsfunktion nutzen, um Zusammenfassungen für jedes Dokument im System zu erhalten. Diese Funktion kann durch Benutzerfeedback zur Qualität der Zusammenfassungen kontinuierlich verbessert werden.

Im Folgenden werden Anwendungsszenarien vorgestellt, die zeigen, wie diese Technologie in sinnvoll angewendet werden kann.


Anwendungsszenario: Beschleunigung des Rechtsprüfungsprozesses

In Rechtsabteilungen von Unternehmen stapeln sich oft Dokumente, die geprüft werden müssen. Dies reicht von Verträgen bis hin zu gesetzlichen Einreichungen oder Urteilen. Durch die Integration von WatsonX.AI in die Content Engine sowie den Content Navigator können Rechtsberater schnell Zusammenfassungen dieser Dokumente erhalten, die die Hauptpunkte und rechtlichen Fragen hervorheben. Diese Technologie ermöglicht es den Juristen, die Dokumente effizienter zu sichten und sich auf die wesentlichen rechtlichen Aspekte zu konzentrieren, wodurch die Reaktionszeit auf rechtliche Anfragen erheblich verkürzt wird.

Eine Umsetzung des Anwendungsszenarios 1 wird nachfolgend aufgezeigt.

Beispiel 1:

Benutzergesteuerte Dokumentenzusammenfassung

In diesem Szenario hat ein Benutzer die Möglichkeit, die Generierung einer Zusammenfassung für ein spezifisches Dokument selbstständig anzustoßen. Dies kann durch die Aktion „Zusammenfassen“ direkt am Dokument ausgeführt werden.

Abbildung 1: Ausführung der Aktion "Zusammenfassung"
Abbildung 1: Ausführung der Aktion "Zusammenfassung"

Innerhalb weniger Sekunden wird eine prägnante und informative Zusammenfassung der wichtigsten Punkte des Urteils generiert. Diese Zusammenfassung wird in einem übersichtlichen Popup-Fenster angezeigt.

Nach der Durchsicht der Zusammenfassung hat der Benutzer zwei Möglichkeiten: Er kann entscheiden, die Zusammenfassung zu akzeptieren und als zusätzliche Eigenschaft direkt am Dokument zu speichern, oder er kann die Zusammenfassung ablehnen, falls er sie für nicht zufriedenstellend hält. Diese Flexibilität ermöglicht es den Benutzern, die Genauigkeit und Relevanz der generierten Inhalte zu kontrollieren und sicherzustellen, dass nur nützliche Informationen gespeichert werden. Im Falle einer Ablehnung wird dies an die KI zurückgespiegelt, sodass die Qualität der Zusammenfassung kontinuierlich gesteigert werden kann.

Abbildung 2: Anzeige der von WatsonX.AI generierten Zusammenfassung
Abbildung 2: Anzeige der von WatsonX.AI generierten Zusammenfassung
Beispiel 2:

Automatische Erstellung von Zusammenfassungen bei Dokumentenablage

Im zweiten Szenario wird der Prozess der Zusammenfassungserstellung automatisiert, um Effizienz und Zeitersparnis zu maximieren. Bei diesem Ansatz wird jedes Dokument, das neu in das System eingestellt wird, sofort von der KI erfasst. Ohne zusätzliche Eingabe seitens des Benutzers analysiert die KI das Dokument und erstellt eine präzise Zusammenfassung der Kerninhalte.

Die generierte Zusammenfassung wird automatisch als Eigenschaft am Dokument angezeigt. Dies ermöglicht es den Benutzern, auf einen Blick die wesentlichen Informationen des Dokuments zu erfassen, ohne das gesamte Dokument durchlesen zu müssen.

Abbildung 3: Automatisch generierte Zusammenfassung
Abbildung 3: Automatisch generierte Zusammenfassung

Fazit

Die Implementierung von WatsonX.AI in das Enterprise Content Management System von IBM repräsentiert nicht nur einen Fortschritt in der Handhabung und Nutzung von Daten durch Unternehmen, sondern läutet auch eine transformative Ära der Informationsverarbeitung ein. Die KI-basierten Dokumentenzusammenfassungen, die durch WatsonX.AI ermöglicht werden, erlauben es Unternehmen, schnell auf die Quintessenz umfangreicher Datensätze zuzugreifen, was entscheidend ist, um agil und wettbewerbsfähig zu bleiben. Dieser Ansatz erweitert die analytischen Fähigkeiten der Unternehmen, indem er die schnelle Identifikation von Trends, Risiken und Chancen aus einer Flut von Informationen ermöglicht, was besonders in schnelllebigen Märkten von unschätzbarem Wert ist.

Darüber hinaus unterstützt die KI-gesteuerte Automatisierung nicht nur eine effizientere Datenverarbeitung, sondern fördert auch eine höhere Genauigkeit und Konsistenz bei der Dokumentenanalyse. Durch die Reduzierung menschlicher Eingriffe werden Fehlerquellen minimiert und die Integrität der Datenverarbeitung gestärkt. Unternehmen können diese Technologie nutzen, um Compliance-Risiken zu minimieren und regulatorische Anforderungen präziser zu erfüllen, indem relevante Informationen schnell und zuverlässig extrahiert werden.

Die geringen Implementierungskosten und die benutzerfreundliche Natur von WatsonX.AI erleichtern zudem den Einstieg und die Skalierung dieser Technologien innerhalb bestehender Strukturen. Diese Zugänglichkeit bedeutet, dass selbst kleinere Unternehmen ohne umfangreiche technische Ressourcen oder vorherige KI-Erfahrungen von dieser fortschrittlichen Technologie profitieren und ihre Betriebsabläufe modernisieren können. Kurz gesagt, die KI-gesteuerte Dokumentenverwaltung in IBM’s ECM-System stellt eine kosteneffektive und leistungsstarke Lösung dar, die Unternehmen dabei hilft, die Herausforderungen der modernen Datenverwaltung zu meistern und ihre strategischen Ziele effektiver zu erreichen.

Marcel Ament
DMS/ECM ConsultantTIMETOACT Software & Consulting GmbHKontakt

TIMETOACT
Technologie
Headerbild zu IBM Watson Knowledge Studio
Technologie

IBM Watson Knowledge Studio

In IBM Watson Knowledge Studio trainieren Sie eine Künstliche Intelligenz (KI) auf Fachbegriffe Ihres Unternehmens oder Fachbereichs ("Domain Knowledge"). Auf diese Weise legen Sie die Grundlage für die automatisierte Textverarbeitung umfangreicher, fachbezogener Dokumente.

TIMETOACT
Marc BastienMarc BastienBlog
Header Blogbeitrag Artificial Intelligence
Blog

Artificial Intelligence (AI) mit Spurhalteassistent im Griff

Die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von AI ist die größte Herausforderung für die Nutzung von AI. Im Zusammenhang mit fairer Beurteilung von Menschen oder menschlichem Verhalten sowieso. Im Zusammenhang mit anderen Daten würden wir konsequenterweise in absehbarer Zeit komplett den Durchblick über Zusammenhänge in den Daten verlieren, wenn wir der AI allein das Feld überließen.

TIMETOACT
Technologie
Headerbild zu IBM Watson Discovery
Technologie

IBM Watson Discovery

Mit Watson Discovery werden Unternehmensdaten mittels moderner KI durchsucht, um Informationen zu extrahieren. Dabei nutzt die KI einerseits bereits antrainierte Methoden, um Texte zu verstehen, andererseits wird sie durch neues Training an den Unternehmensdaten, deren Struktur und Inhalten ständig weiterentwickelt und so die Suchergebnisse ständig verbessert.

TIMETOACT GROUP
Branche
Headerbild zur Logistik- und Transportbranche
Branche

KI & Digitalisierung für die Transport- und Logistikbranche

Digitalisierung und Transparenz der Prozesse sowie automatisierte Unterstützung bei der Optimierung können Logistikunternehmen helfen, den Spagat zwischen Kosten und Leistung besser zu bewältigen, um langfristig als wertvoller Partner der Wirtschaft zu agieren.

TIMETOACT GROUP
Branche
Schild als Symbol für innere und äußere Sicherheit
Branche

Innere und äußere Sicherheit

Verteidigungskräfte und Polizei müssen Bürger*innen und den Staat vor immer neuen Bedrohungen schützen. Moderne IT- & Softwarelösungen unterstützen dabei.

TIMETOACT
Referenz
Referenz

Die digitale Kundenakte mit IBM Content Manager

Bei der Einrichtung einer digitalen Kundenakte setzt der Fertighaus-Spezialist SchwörerHaus KG seit vielen Jahren auf IBM-Technologie.

TIMETOACT
Referenz
Referenz

Elektronisches Archivsystem bei EDEKA Südwest

Nach den selbstständigen Kaufleuten wurden die in Eigenregie betriebenen Lebensmittelmärkte angegangen: Inzwischen hat die TIMETOACT GROUP für die EDEKA Südwest Geschäftsunterlagen aller 1.200 von ihr betreuten Märkte digitalisiert.

TIMETOACT GROUP
Branche
Branche

Digitaler Wandel in der Öffentliche Verwaltung

Die digitale Transformation wird die Arbeitswelt gerade in der öffentlichen Verwaltung massiv verändern. Wir unterstützen die Behörden von Bund, Ländern und Kommunen bei der strategischen und technischen Umsetzung ihrer Projekte in der Verwaltungsmodernisierung.

TIMETOACT
Referenz
Referenz

Standardisiertes Datenmanagement schafft Basis für Reporting

TIMETOACT implementiert für TRUMPF Photonic Components ein übergeordnetes Datenmodell in einem Data Warehouse und sorgt mit Talend für die notwendige Datenintegrationsanbindung. Mit diesem standardisierten Datenmanagement erhält TRUMPF künftig Reportings auf Basis verlässlicher Daten und kann das Modell auch auf andere Fachabteilungen übertragen.

TIMETOACT GROUP
Branche
Headerbild für lokale Entwicklerressourcen in Deutschland
Branche

Digitalisierungspartner vor Ort für Versicherungen

Als TIMETOACT GROUP gehören wir zu den führenden Digitalisierungspartnern für IT-Lösungen in Deutschland, Österreich und Schweiz. Als Ihr Partner sind wir an 17 Standorten für Sie da und finden die passende Lösung auf dem Weg der Digitalisierung – gerne gemeinsam im persönlichen Austausch vor Ort.

TIMETOACT
Martin LangeMartin LangeBlog
Checkliste als Symbol für die verschiedenen To Dos im Bereich Lizenzmanagement
Blog

Lizenzmanagement fest im Griff - Das sollten Sie wissen!

Lizenzmanagement hat nicht nur Relevanz für das Thema Compliance, sondern kann auch Kosten und Risiken minimieren. Mehr dazu im Beitrag.

TIMETOACT GROUP
Service
Headerbild zu Smart Insurance Workflows
Service

Smart Insurance Workflows

Mit einem Design Thinking Ansatz orientieren wir Arbeitsabläufe am Kundenerlebnis und gestalten kundenzentrische End-to-end-Prozesse. Intelligent Document Processing ermöglicht ein hohes Maß an Dunkelverarbeitung und sichert Geschwindigkeit und Qualität.

TIMETOACT
Dominic LehrDominic LehrBlog
Blog

Azure Cloud: Kosten mit IBM Turbonomic optimieren!

Im Blog erfahren Sie, wie Sie Ihre Microsoft Azure Kosten senken und dabei die bestmögliche Performance sichern. Und: wie IBM Turbonomic dabei unterstützen kann.

TIMETOACT
Technologie
Headerbild zu IBM Watson Assistant
Technologie

IBM Watson Assistant

Watson Assistant erkennt Intention in Anfragen, die über multiple Kanäle eingehen können. Watson Assistant wird anhand Real-Live Anforderungen angelernt und kann aufgrund der agierenden KI Zusammenhänge und Intention der Anfrage verstehen. Umfangreiche Rechercheanfragen werden an Watson Discovery geroutet und nahtlos in das Suchergebnis eingebettet.

TIMETOACT GROUP
Branche
Headbilder zu innovativem Schadenmanagement für Versicherungen
Branche

Effektives Schadenmanagement bei Versicherern

Versicherer haben die Herausforderung, Menschen im Schadenfall schnell und zuverlässig zu helfen. Gleichzeitig müssen sie die Kosten für Schaden- und Leistungsmanagement klein halten, damit die Versicherungsprämien bezahlbar bleiben.

TIMETOACT GROUP
Event
Event

Data Fabric: Basis für Analytics und KI der nächsten Stufe

Im Webinar erfahren Sie, warum das Thema Data Fabric für Versicherer so wichtig ist. Wir erklären Ihnen, was die Data Fabric genau ist und welche Funktionalität sie für Data Science sowie den IT-Betrieb aufweist. In einer praktischen Demo zeigen wir Ihnen konkret Anwendungsfälle aus der Versicherungsbranche. Darüber hinaus erfahren Sie, in welchen Schritten Sie Ihre eigene Data Fabric einführen können.

TIMETOACT
Dominic LehrDominic LehrBlog
Blog

AWS Cloud: So optimieren Sie Ihre Kosten mit IBM Turbonomic!

Wir geben Ihnen einen Überblick über die verschiedenen Methoden des AWS-Cloud-Kostenmanagements.

TIMETOACT
Blog
Blog

In 6 Schritten zur passenden Data Analytics-Lösung

Um Innovation im Unternehmen voranzutreiben, braucht es eine state-of-the-art Data Analytics-Lösung. Oftmals ist hier eine Modernisierung von Nöten. Erfahren Sie in sechs Schritten, wie Sie die für Sie passende Lösung finden!

TIMETOACT
Referenz
Referenz

Automatisierter Rechnungseingang bei Kapsch

TIMETOACT unterstützt Kapsch BusinessCom bei der Durchführung des automatisierten Rechnungseingangs durch den Einsatz einer umfassenden Dokumenten-Management- und Workflow-Lösung.

TIMETOACT
Service
Service

Eventreihe: KI Governance

Die EU hat sich auf schärfere Regeln zur Nutzung von Künstlicher Intelligenz geeinigt. Ihre Auswirkungen und weitere wichtige Aspekte von "KI Governance" beleuchten wir in unserer Eventserie.

TIMETOACT
Technologie
Headerbild zu Cloud Pak for Data – Test-Drive
Technologie

IBM Cloud Pak for Data – Test-Drive

Wir wollen durch die Bereitstellung unserer umfassenden Demo- und Kundendatenplattform diesen Kunden eine Möglichkeit bieten, sehr schnell und pragmatisch einen Eindruck der Technologie mit ihren Daten zu bekommen.

TIMETOACT
Technologie
Headerbild zu IBM Cloud Pak for Data Accelerator
Technologie

IBM Cloud Pak for Data Accelerator

Zum schnellen Einstieg in bestimmte Use Cases, konkret für bestimmte Geschäftsbereiche oder Branchen, bietet IBM auf Basis der Lösung „Cloud Pak for Data“ sogenannte Akzeleratoren, die als Vorlage für die Projektentwicklung dienen, und dadurch die Umsetzung dieser Use Cases deutlich beschleunigen können. Die Plattform selbst bringt alle notwendigen Funktionen für alle Arten von Analyticsprojekten mit, die Akzeleratoren den entsprechenden Inhalt.

TIMETOACT
Dominic LehrDominic LehrBlog
Blog

Amazon EC2: Performance richtig messen und optimieren!

Im Blog zeigen wir Ansätze zum Messen und Verwalten der Leistung von EC2-Instanzen. Zudem erfahren Sie, wie Sie mit IBM Turbonomic die Performance der darauf betriebenen Anwendungen optimieren.

TIMETOACT
Dominic LehrDominic LehrBlog
Blog

Microsoft Azure-Ressourcen automatisch skalieren

Im Blog stellen wir Ihnen Autoscale in Azure vor und zeigen, warum es sich lohnt, diese mit der automatischen Skalierung mit IBM Turbonomics zu kombinieren.

TIMETOACT
Dominic LehrDominic LehrBlog
Blog

Elastic Block Storage: Performance und Kosten optimieren

Wir geben Ihnen einen Überblick zu EBS. Und: zeigen Ihnen, wie IBM Turbonomic Sie bei Performance und Kosten unterstützt.

TIMETOACT GROUP
Event
Event

KI basierte Kundenbetreuung für Versicherer

Im Webinar erfahren Sie, wie moderne Kundenbetreuung in der digitalisierten Welt aussieht. Watson Assistent hilft bei der Optimierung bestehender Lösungen. Dieser virtuelle KI-Assistent liefert Kunden schnelle, konsistente und akkurate Antworten über alle Kommunikations-Kanäle, -Plattformen, -Applikationen und Geräte hinweg.

TIMETOACT
Referenz
Referenz

Flexibilität bei der Datenauswertung eines Freizeitparks

Mit Unterstützung der TIMETOACT setzt ein Freizeitpark in Deutschland TM1 bereits seit vielen Jahren in unterschiedlichen Unternehmensbereichen ein, um einfach und flexibel Reportings-, Analyse- und Planungsprozesse durchzuführen.

TIMETOACT
Technologie
Headerbild zu IBM Cognos Analytics 11
Technologie

IBM Cognos Analytics 11

IBM Cognos Analytics ist eine zentrale Plattform zur Bereitstellung dispositiver Informationen im Unternehmen. Mit den Reporting- und Analysefunktionen von IBM Cognos können die relevanten Informationen unternehmensweit aufbereitet und genutzt werden.

TIMETOACT
Referenz
Referenz

Hoch-performante Software für datenbasierte Entscheidungen

TIMETOACT begleitet die Hymer-Leichtmetallbau bei der Einführung von IBM Planning Analytics with Watson – für eine intelligente Unternehmensplanung sowie ein flexibles Reporting

TIMETOACT
Service
Teaserbild Enterprise Content Management (ECM) Beratung
Service

Enterprise Content Management (ECM) Beratung

Mit unserer Enterprise Content Management (ECM) Beratung helfen wir, sämtliche Daten, Informationen und Dokumente in einer Plattform kontextbezogen abzulegen, zu archivieren und zu verwalten.

TIMETOACT GROUP
Service
Headerbild Data Insights
Service

Data Insights

Mit Data Insights helfen wir Ihnen Schritt für Schritt mit der passenden Architektur neue Technologien zu nutzen und eine datengetriebene Unternehmenskultur zu entwickeln: von der Erschließung neuer Datenquellen, über die explorative Auswertung zur Gewinnung neuer Erkenntnisse bis hin zu Vorhersagemodellen.