SchwörerHaus baut digitale Kundenakte mit IBM Content Manager auf

Papierloses Büro dank Einsatz moderner Technologien

Bei der Einrichtung einer digitalen Kundenakte setzt der Fertighaus-Spezialist SchwörerHaus KG seit vielen Jahren auf IBM-Technologie. Die TIMETOACT GROUP betreut das Projekt und hat in diesem Zuge auch die Umstellung von IBM Document Manager zum Content Navigator durchgeführt.

Herausforderung:
  • Document Manager im Frontend des IBM Content Managers ist veraltet; Document Manager wurde von IBM inzwischen abgekündigt
  • Wunsch nach einer modernen Lösung, die alle Anforderungen an eine digitale Kundenakte erfüllt
Lösung:
  • Wechsel vom Document Manager auf den Content Navigator als neues Frontend des IBM Content Managers. Damit finden Dokumente aus vier Applikationen Eingang in die Kundenakte:
    • Office
    • SAP
    • CAD-System
    • Qualitätssicherungsdokumente aus der Scanstrecke
Mehrwert:
  • Papierloses Büro dank digitaler Kundenakte für rund 41.000 Kunden
  • Bündelung von Dokumenten wie Verträgen, Rechnungen und Qualitätssicherungsdokumenten
  • Wegfall manueller Arbeiten, darunter die Verschlagwortung und Ablage von Dokumenten
  • Schnittstelle von digitaler Kundenakte zum SharePoint-Kundenportal; Information des Kunden über Status des Bauvorhabens, Ansprechpartner und mehr

Effizientere interne Prozesse durch digitale Dokumente

2007 hat SchwörerHaus den IBM Content Manager eingeführt, damals noch mit dem Document Manager als Frontend. Betreut wurde das System von Beginn an vom IBM-Spezialisten Benjamin Just, der inzwischen Mitglied des Teams der TIMETOACT GROUP ist. Mit dem Document Manager wurde für den Geschäftsbereich Fertighausbau eine digitale Kundenakte eingerichtet, in der aus Microsoft Office heraus Dokumente abgelegt werden. So hat jeder Beschäftigte von seinem Arbeitsplatz auf die benötigten Dokumente Zugriff. „Das Mitte der 2000er Jahre aufgekommene Schlagwort vom papierlosen Büro war für uns der Anlass, unsere internen Prozesse der Projektdurchführung mit digitalen Dokumenten künftig effizienter zu verwalten“, wie Markus Schwörer, IT-Leiter des Unternehmens, erklärt.

Dokumente aus SAP werden seitdem über ArchiveLink in der digitalen Akte auf Basis IBM Content Manager abgelegt, darunter viele Vertragsdokumente aus SAP SD. Auch eine digitale Rechnungseingangserfassung in SAP wurde implementiert. Den Document Manager als Frontend hat IBM inzwischen abgekündigt. Im jüngsten Projektschritt hat das TIMETOACT-Team ihn daher abgelöst und durch den Content Navigator ersetzt.

So ist der IBM Content Manager nun die Basis und über den Content Navigator als Frontend werden die Office-Dokumente verschlagwortet und abgelegt. Aber nicht nur diese: Auch Qualitätssicherungsdokumente finden Eingang in die digitale Kundenakte. Dabei handelt es sich um Formulare, auf denen die korrekte Ausführung von Tätigkeiten bestätigt wird. Sie werden gescannt, über eine Java-API verschlagwortet und ins Archiv verschoben. Außerdem gibt es eine Schnittstelle zum CAD-System. Diese konvertiert CAD-Pläne nach PDF und legt sie im Archiv ab. Aus vier Applikationen werden damit Dokumente in das IBM-Archiv transferiert: Office, SAP, CAD-System und die Scanstrecke. 

 

„Der Draht zum TIMETOACT-Team um Benjamin Just ist sehr kurz, mit extrem schnellen Reaktionszeiten und einer hohen Fachkompetenz. Auch von der hohen Kompetenz von Yvonne Kießling in Sachen IBM-Lizenzthematik profitieren wir deutlich. Bei TIMETOACT wissen Sie einfach, wie der Hase bei IBM läuft!“

Markus SchwörerIT-LeiterSchwörerHaus

25.000 Hausakten angelegt

Rund 41.000 Kunden zählt SchwörerHaus. Für alle aktuellen (gut die Hälfte) wurde mittlerweile eine digitale Kundenakte eingerichtet. „Wir bieten Altkunden aber auch eine Modernisierung an. Sobald sich innerhalb der Kundenbeziehung neue Aufträge ergeben, legen wir die damit verbundenen Dokumente auch digital ab“, so Markus Schwörer.

Bei SchwörerHaus arbeiten täglich gut 250 Beschäftigte mit der digitalen Akte. Einzelne Elemente aus der Kundenakte – bislang sind es die statischen Berechnungen –  können sie manuell über eine API exportieren und im Filesystem ablegen. Von dort werden sie in das SharePoint-Kundenportal exportiert. Die Kunden halten dafür ein Zugang, melden sich über ihren Microsoft-Account an und können die statischen Berechnungen einsehen. Zusätzlich erhalten sie viele weitere Informationen wie den Status des Bauvorhabens. So sehen sie jederzeit, welche Arbeiten bereits erledigt wurden, wer dafür zuständig ist und was als nächstes ansteht. Diese Informationen werden direkt aus SAP in das Portal transferiert, ohne Nutzung des IBM Content Managers.

Das SchwörerHaus mit Hauptsitz in Hohenstein-Oberstetten zählt rund 41.000 Kunden
Das SchwörerHaus mit Hauptsitz in Hohenstein-Oberstetten zählt rund 41.000 Kunden

Pläne über die Cloud zur Verfügung stellen

Im Bereich Fertighausbau verbleibt die komplette Wertschöpfungskette im Unternehmen, d. h. vom Holzstamm bis zur Montage wird alles selbst erledigt, ohne Fremdleistungen. Im Geschäftsbereich Mehrgeschossbau arbeitet Schwörer Haus indes auch mit verschiedenen Planungsbüros zusammen, sowohl aus dem Heizung/Lüftung/Sanitär-Bereich wie aus der Elektromontage. Hier kommt die Lösung HCL Connections Cloud zum Einsatz, über die SchwörerHaus den Planungsbüros Pläne zur Verfügung stellt. Ein dritter Geschäftsbereich mit Sitz in Ahrensfelde bei Berlin ist die Nasszellen-Fertigung für Hotels und Pflegeheime.

Markus Schwörer: „Der Draht zum TIMETOACT-Team um Benjamin Just ist sehr kurz, mit extrem schnellen Reaktionszeiten und einer hohen Fachkompetenz. Auch von der hohen Kompetenz von Yvonne Kießling in Sachen IBM-Lizenzthematik profitieren wir deutlich. Bei TIMETOACT wissen Sie einfach, wie der Hase bei IBM läuft!“

Eingesetzte Technologien

IBM Platinum Business Partner

Die Schwörer-Unternehmensgruppe wurde 1950 gegründet. Heute zählt das Familienunternehmen mit ca. 1.850 Beschäftigten an bundesweit sieben Standorten zu einem der führenden Unternehmen der Fertighausbranche. Am Firmensitz im schwäbischen Hohenstein-Oberstetten werden jährlich ca. 1.000 Eigenheime geplant und computergestützt gefertigt und in ganz Deutschland und den europäischen Nachbarländern schlüsselfertig errichtet.

Branche: Bauwesen, Fertighaus
Mitarbeiter: ca. 1850
Standorte: Hohenstein-Oberstetten (Hauptsitz) und bundesweit sieben weitere