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    Lizenzbilanz und dann? IT Asset Management konsequent weitergedacht

    Auf der SAMS 2022 erläuterten wir, wie Sie die richtigen Schlüsse aus Ihrer Lizenzbilanz ziehen und Ihr ITAM optimieren. Die wichtigsten Erkenntnisse haben wir im Blog zusammengefasst.

    Lizenz- und IT Asset Management wird immer komplexer – gerade unter den heutigen Gesichtspunkten einer zunehmenden Cloud- und hybriden Nutzung von IT-Ressourcen. Umso bedeutsamer ist es, den Überblick über seine Lizenzen zu behalten und nicht versehentlich in eine Kostenfalle zu tappen. Gang und gäbe ist die Erstellung einer Lizenzbilanz, um Unter- oder Überlizenzierung zu vermeiden. In unserem Vortrag auf der SAMS 2022 appellierten wir dafür, noch einen Schritt weiterzugehen, die richtigen Schlüsse aus dem Ergebnise zu ziehen und IT Asset Management nachhaltig zu optimieren. Die wichtigsten Erkenntnisse haben wir in diesem Blogbeitrag für Sie zusammengefasst.

    TIMETOACT GROUP auf der SAMS

    IT-Trends wie die Cloud stellen IT Asset Management vor Herausforderungen

    Betrachten wir die Fragestellung "Lizenzbilanz und dann?" einmal genauer. Nahezu jedes Unternehmen wird in irgendeiner Weise die gekauften Softwarelizenzen mit den tatsächlichen Softwarenutzungen gegenüberstellen, also eine Lizenzbilanz erstellen.

    Schon hier findet eine zunehmende Verlagerung der IT-Nutzung bzw. Bereitstellung weg vom lokalen On Prem-Lösungen und hin zu dezentralen, gehosteten, hybriden oder direkt über die Cloud / Software as a Service (SaaS) konsumierten Anwendungen und IT-Ressourcen statt. Dies hat signifikante Auswirkungen auf beide Seiten einer Lizenzbilanz. Softwareverträge und Lizenzbestände werden nicht mehr nur ausschließlich zentral in der IT oder im Einkauf gepflegt, sondern verlagern sich immer mehr in die Fachbereiche hinein. Ein hier entstehender Bedarf wird direkt und oft ohne Wahrnehmung des eigentlichen Beschaffungsprozesses befriedigt, indem beispielsweise über eigenes Budget, die Reisekosten oder die Kreditkarte des Mitarbeiters „mal schnell“ gekauft wird.

    Eine nachhaltige Pflege, Konsolidierung und Planung der IT-Lizenzen und Verträge wird dadurch nahezu unmöglich. Auf der anderen Seite wird es immer schwieriger die eigentliche Softwarenutzung nachzuhalten. Viele Anwendungen werden schlicht nicht mehr von der IT-Abteilung und noch öfter gar nicht im eigenen Rechenzentrum betrieben. Diesen Trend haben Softwareanbieter längst erkannt.

    Cloud als potenzielle Kostenfalle

    Der hauptsächliche Nachteil von Cloud-Lösungen, nämlich die Abhängigkeit von einem Anbieter, wird voll ausgespielt, indem einem der Einstieg möglichst einfach gemacht wird und meist ohne große Kosten erfolgt. Werden dann aber nach einiger Zeit mehr Cloud-Ressourcen benötigt, beispielsweise in Form von mehr User-Zugriffen, mehr Performance oder Datenbankinstanzen und deren Zugriffe wird der unkomplizierte Kauf schnell zu einem echten Kostentreiber. Diese Kosten sind sehr volatil und in der Tendenz steigend, so dass hier besonderes Controlling geboten ist, z. B. durch den FinOps-Ansatz. 

    Vorteile eines nachhaltigen IT Asset Managements

      Das IT Asset Management verfolgt grundsätzlich vier Hauptziele:

      Verständnis und Sichtbarkeit für IT Asset Management schaffen

      Kosten senken (Überlizenzierung beseitigen)

      Risiken reduzieren (Unterlizenzierung beseitigen)

      Richtung vorgeben (Planung des IT-Portfolios)

      Daraus ergeben sich folgende Vorteile:

      • Erhöhung der Transparenz des tatsächlichen Softwareeinsatzes
      • Erhöhung der Qualität und Verfügbarkeit von Daten zum Softwareeinsatz
      • Korrekte und regelmäßige Bestimmung des Lizenzbedarfs und der Lizenzbilanz
      • Auditsichere Verwaltung des effektiven Lizenzbestandes und der Lizenzverträge
      • Auditsichere Compliance auf Basis einer automatisierten Lizenzbilanzierung
      • Erheblich reduzierter Aufwand für die Vorbereitung und Durchführung von Audits
      • Steigerung der Wirtschaftlichkeit des Softwareeinsatzes (z. B. durch das Umsetzen von Optimierungspotenzialen)
      • Steigerung der Transparenz bezüglich der Softwarekosten in den einzelnen Unternehmensbereichen und Möglichkeit der betriebsinternen Leistungsverrechnung
      • Vermeidung unnötiger Lizenzausgaben
      • Bewertung von Risiken in der Softwarenutzung (z. B. Patchstände, Versionen) und in der Lizenzierung (z. B. freie oder doch kommerzielle Nutzung)

      TIMETOACT unterstützt Sie rund um IT Asset Management

      TIMETOACT bietet umfassende Beratung und Unterstützung, um das IT Asset Management seiner Kunden auf ein neues Level zu heben. Wir analysieren die aktuelle Situation des Unternehmens und erstellen für alle vier Hauptziele den aktuellen Reifegrad sowie nötige und mögliche Optimierungsansätze.  Da IT Asset Management direkt und indirekt mit vielen weiteren Bereichen im Unternehmen agiert, macht es Sinn auch diese zu betrachten und IT Asset Management in einem erweiterten Kontext zu sehen.

      Die TIMETOACT Business Unit Performance Strategy, zu der auch sämtliche Dienstleistungen rund um das IT Asset Management gehören, hat sich genau das zur Aufgabe gemacht, indem die gesamte Wertschöpfung der IT betrachtet und optimiert wird:

      IT Strategie & Enterprise Architecture
      IT Sourcing & Vendor Management
      IT Service & Asset Management
      IT Controlling & Demand Management
      IT Security

      Fazit: Ein konsequentes IT Asset Management zahlt sich aus

      Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Bedeutung von IT Asset Management in einer immer komplexer, dezentraler und hybrider werdenden IT-Welt enorm an Bedeutung gewonnen hat und weiter gewinnen wird. Es gilt IT-Ressourcen verschiedener Hersteller auf Workstations, Servern, on-premise, in der Cloud, hybrid oder als Cloud-Apps planbar, kostenoptimiert und auditsicher zu managen. Des Weiteren wird IT Asset Management nicht mehr isoliert betrachtet, sondern es interagiert und / oder beeinflusst andere Bereiche, wie IT Sourcing, IT Service Management, IT Controlling und letztlich auch die IT-Strategie.

      Durch ein klar strukturiertes IT Asset Management, welches in die IT-Strategie des Unternehmens eingebunden ist, und die Unterstützung von externen Spezialisten wie der TIMETOACT lassen sich die Vorteile eines modernen IT Asset Management heben und die vier wichtigsten Ziele – Transparenz schaffen, Kosten senken, Risiken minimieren und Richtung vorgeben – nachhaltig realisieren.

      Über die Autoren

      Jan Hachenberger
      Head of Business Unit Performance StrategyTIMETOACT Software & Consulting GmbHKontakt
      Michael Bohlen
      Director Performance Strategy, Practice Lead ITAMTIMETOACT Software & Consulting GmbHKontakt
      Martin Lange
      Senior Consultant Performance StrategyTIMETOACT Software & Consulting GmbHKontakt

      Dr. Jan Hachenberger ist seit 2022 als Head of Business Unit „Performance Strategy“ bei TIMETOACT mit an Bord. In seiner Rolle verantwortet er die Geschäftsentwicklung der Business Unit, die Definition von Beratungs- und Servicekonzepten, die Führung des Beraterteams sowie die Leitung komplexer fachbereichsübergreifender Projekte. Als Praktiker mit mehr als 20 Jahren Erfahrung im IT-Umfeld arbeitete Jan vor TIMETOACT in Führungspositionen deutscher und internationaler Beratungsunternehmen, im Management einer Big4 Wirtschaftsprüfungsgesellschaft und als Interimsmanager und Referent mit Leitungsfunktion in verschiedenen IT-Abteilungen internationaler Konzerne.

      Michael Bohlen ist Director Performance Strategy, Practice Lead ITAM bei der TIMETOACT und für Software Asset Management (SAM) Projekte und SAM as a Service verantwortlich. Zusätzlich ist er für erfolgreiches Kundenmanagement sowie zukunftsweisendes Organisationsdesign und Geschäftsentwicklung zuständig. Vor TIMETOACT war Michael mehr als 25 Jahre als Berater und Service Manager tätig, in den letzten 15 Jahren mit dem Schwerpunkt auf SAM und Compliance Sicherung. Sein Fokus liegt bei der kundenorientierten Einführung, Optimierung und Governance (Policy & Prozesse) von SAM sowie dem Aufbau und der kontinuierlichen Weiterentwicklung von SAM Services. 

      Martin Lange ist seit 2020 als IAITAM-zertifizierter Software Asset Management Berater für die TIMETOACT tätig. Seine Schwerpunkte liegen in der ganzheitlichen Betrachtung von und Beratung zu SAM-Prozessen und SAM-Tools. Ein pragmatischer Ansatz ist ihm dabei besonders wichtig. In seinen Worten: „SAM sollte keine Wissenschaft darstellen, sondern schnelle und wertbringende Ergebnisse liefern.“ Erfahrungen in diversen SAM-Projekten konnte Martin in seiner 15-jährigen Vertriebs- und Beraterlaufbahn bei Software- und Toolherstellern sowie Beratungsunternehmen sammeln.