Headerbild Enterprise Content Management (ECM)

Enterprise Content Management Beratung: Dokumente fest im Griff

Mit Enterprise Content Management (ECM)-Systemen zu einer bequemen, schnellen und effizienten Verwaltung Ihrer geschäftsbezogenen DokumenteJetzt Kontakt aufnehmen

Bedeutung: Was ist ECM?

Enterprise Content Management (ECM) ermöglicht es Ihnen, sämtliche Daten, Informationen und Dokumente digital in einer Plattform zu speichern, zu verwalten und zu archivieren. Unternehmen, die auf ECM und unsere ECM Beratung setzen, profitieren von einer höheren Effizienz, geringeren Kosten sowie einer größeren Mitarbeiterzufriedenheit beim Management ihrer Inhalte.

Weshalb lohnt sich eine ECM-Lösung?

Mit unserem Enterprise Content Management Consulting und dem Einsatz einer geeigneten ECM-Lösung ergeben sich für Sie lang- und kurzfristig zahlreiche Vorteile. Darunter:

  • Minimieren Sie mit ECM die Fehlerrate beim Dokumentenmanagement. Gewährleisten Sie die Revisionssicherheit Ihrer Dokumente, sodass diese jederzeit vollständig, verfügbar und nachvollziehbar sind.

  • Schaffen Sie Struktur und machen Sie Informationen besser auffindbar. Die Digitalisierung von Akten und Belegen reduziert Ihre Suchzeiten um bis zu 90 Prozent.

  • Etablieren Sie ein intelligentes Speichermanagement zur effektiven Datenspeicherung und lagern Sie weniger aktuelle Daten auf günstigere Datenträger aus.

  • Erhalten Sie einen sicheren Zugriff auf Ihre Daten – und zwar von jedem Device aus.

  • Halten Sie von Finanzbehörden geforderte Compliance Richtlinien problemlos ein.

  • Nutzen Sie ECM als Dienstleistung für die elektronische Archivierung, auch ohne Know-how im eigenen Unternehmen.

  • Automatisieren Sie Geschäftsprozesse wie zum Beispiel den Rechnungseingang oder Genehmigungsverfahren.

  • Validieren und indexieren Sie mit ECM Ihre Daten und stellen Sie so eine hohe Qualität sicher.

  • Profitieren Sie von Integrationsmöglichkeiten vieler Produkte über standardisierte Schnittstellen.

  • Vermeiden Sie Medienbrüche und sparen so Kosten.

Was können Sie von einer Zusammenarbeit erwarten?

Mit unserer langjährigen Projektpraxis und Erfahrung in der Beratung zum Enterprise Content Management stehen wir Ihnen kompetent zur Seite. Wir finden die für Sie richtige Lösung, perfekt auf Ihre Herausforderung zugeschnitten, und setzen sie schnell und praxisorientiert um.

ECM-Beratung

Wir helfen Ihnen, das richtige Produkt für Ihre Anforderungen zu finden.

Implementierung

Wir setzen Ihre Vorhaben ganz nach Ihren Vorstellungen um.

Integration

Wir finden passgenaue Lösungen für Ihre bestehende Systemlandschaft.

Automatisierung

Wir automatisieren Ihre Geschäftsprozesse mit Dokumenten-Workflows.

Welche Anforderungen erfüllt ECM?

Dokumentenmanagement (DMS)

Zu einem effizienten Dokumentenmanagement (DMS) gehört weit mehr als Dokumente nur in einem Dateisystem abzulegen. Es ermöglicht, Ihre Daten strukturiert zu verwalten, sie mit Metadaten zu versehen, zu versionieren und sie gezielt durch Ihre Geschäftsprozesse zu leiten. Auf diese Weise können Sie den Status eines Vorgangs oder eines Dokuments einfach nachvollziehen. Unsere DMS-Lösungen bieten Ihnen außerdem den Vorteil, die benötigten Dokumente an jedem Ort und auf jedem Endgerät zu jeder Zeit darzustellen.

Datenarchivierung
Intelligent Capture
Management von Prozessen / Workflows
Robotic Process Automation (RPA)

Die fünf Phasen der Dokumentenbearbeitung

Enterprise Content Management ist heute viel mehr als „Archivierung“. Vielmehr begleitet ein ECM-System Ihre Dokumente, Videos, Fotos etc. vom Eingang oder der Erstellung bis zur finalen Archivierung. Es ermöglicht Ihren Anwender:innen einen Zugriff auf Dokumente an jedem Ort, zu jeder Zeit, mit jedem Endgerät. 

Grafik der Phasen der Dokumentenbearbeitung im Rahmen von Enterprise Content Management (ECM)
Mailroom – der schnelle Weg zur DigitalisierungMit dem Mailroom Managed Service von TIMETOACT können die Inhalte Ihrer digitalen Dokumente schnell und zuverlässig ausgelesen werden. Mehr zu Mailroom erfahren
Header zu Digitalisierung von Geschäftsprozessen
Digitalisierung von GeschäftsprozessenMit Intelligent Document Processing (IDP) optimieren Sie die Durchlaufzeiten und sparen Kosten ein. Vereinbaren Sie jetzt einen Discovery Workshop zur Identifikation Ihrer Potenziale.Flyer zum Download
Headerbild zu Intelligente Dokumentenverarbeitung / Intelligent Document Processing
Intelligent Document Processing (IDP)Mit IDP beschleunigen Sie die Dokumentenverarbeitung. Erfahren Sie hier am Beispiel aus der Versicherungsbranche, wie IDP funktioniert und welche Vorteile es hat.Mehr zu IDP erfahren

Medienbruchanalyse

So verhindern Sie Medienbrüche in der Dokumentenverarbeitung

Als Medienbruch wird im Kontext des Dokumentenmanagements die Analogisierung eines bereits elektronisch vorhandenen Dokuments bezeichnet. Beispielsweise, indem Sie ein digitales PDF auf Papier ausdrucken und ggf. später sogar wieder einscannen. Die Fragestellung, warum man so etwas tun sollte, ist berechtigt und weit verbreitet. Dennoch kommen sogenannte Medienbrüche viel öfter vor als man denkt. Am besten lässt sich das Thema anhand zweier Beispiele erklären.

Beispiel 1: Medienbruch am Anfang der Dokumentenbearbeitung

Ein digitales Dokument geht elektronisch im Unternehmen ein (meist per E-Mail) und ist vom Ersteller sogar elektronisch erzeugt worden (es handelt sich bspw. um ein durchsuchbares PDF). Diese Dokumente sind in der Regel von hoher Qualität, gut lesbar und können beim Checkin in ein DMS-System sofort indiziert werden, um sie später auch anhand ihres Inhalts aufzufinden.

Dennoch kommt es oft vor, dass Mitarbeitende diese Dokumente (bspw. Lieferscheine) ausdrucken, um die erhaltene Ware z. B. gegen den Lieferschein zu prüfen. Das Ergebnis dieser Prüfung vermerkt der Prüfer auf einem ausgedruckten Lieferschein und zeichnet diesen ab. Im weiteren Verlauf wird oft mit dem Papierdokument weitergearbeitet und dieses dann letztendlich erneut eingescannt und in einem Archiv abgelegt. Damit dieses Dokument nun wieder durchsuchbar wird (was es ja zuvor war), ist außerdem eine OCR (Optical Character Recognition) notwendig, die rechen- und zeitintensiv ist. Die Qualität des Originals ist zudem nicht erreichbar.

Beispiel 2: Unnötiges Ausdrucken als vermeidbarer Medienbruch

Während sich die Gründe für den Medienbruch im ersten Beispiel noch nachvollziehen lassen (Papier hat auch Vorteile), gibt aus auch Szenarien, bei denen sie vollkommen fehl am Platz sind. Dies sind jene Medienbrüche, bei denen ein Dokument nicht verändert wird. Mitarbeitende drucken es lediglich zur Prüfung aus und scannen es später wieder ein, da die final prüfende Person beispielsweise nicht weiß, dass das zu prüfende Dokument ursprünglich bereits digital vorlag. Insbesondere in Prozessen, die teils analog und teils digital abgewickelt werden, ist es oft intransparent, ob das Originaldokument zuvor bereits elektronisch vorlag.

Sprechen Sie mit uns darüber, wie Sie Ihre Prozesse gestalten, um Medienbrüche zu verhindern. Gemeinsam finden wir eine Strategie für effiziente Prozesse in Ihrem Unternehmen, die Zeit, Geld und Nerven sparen.

Spechen Sie mit uns darüber, wie Sie Ihre Prozesse so gestalten, dass Medienbrüche verhindert werden. Gemeinsam finden wir eine Strategie für effiziente Prozesse in Ihrem Unternehmen, die Zeit, Geld und Nerven sparen.


Welche ECM-Systeme gibt es?

Für jedes Projekt den richtigen Hersteller:

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IBM - Filenet

Das Thema Enterprise Content Management hat bei IBM eine lange Historie und ist von strategischer Bedeutung für den Konzern. Mit dem „Cloud-Pak for Automation“ steht unseren Kunden das komplette Portfolio aus Content, Prozess, Case, Decision und Input-Management unter einer einzigen Lizenz zur Verfügung. Unabhängig davon, welche Prozesse sie „automatisieren“ möchten, das Cloud-Pak for Automation hilft Ihnen dabei.

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Hyland - Onbase

Unser Partner Hyland ist ein FullService Anbieter im Bereich Enterprise Content und Case Management. Die Hyland Suite integriert sich exzellent in Umgebungen, die auf Microsoft Office und Active Directory basieren und ermöglicht ein intuitives Arbeiten ohne lange Einarbeitung.

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Jobrouter

Mit JobRouter sind Sie auf dem richtigen Weg zu einer Schritt-für-Schritt Digital-First Strategie. Dank dem Low-Code Ansatz, den die Lösung bietet, lassen sich Prozesse aus jeder beliebigen Abteilung in Ihrem Unternehmen digital abbilden und automatisieren. Von der Rechnungsverarbeitung über Onboarding-Prozesse bis hin zum Fuhrparkmanagement, JobRouter ist unternehmensweit einsetzbar - unabhängig vom bestehenden ERP-System.

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Kofax

Kofax = Scanning ist das, was man auch heute noch mit diesem Hersteller als Erstes verbindet. Dabei sinkt das Volumen an Papierdokumenten stetig. Heute helfen uns die KOFAX Produkte Content aus den verschiedensten Quellen effektiv zu verarbeiten und an Prozess, Content Management oder ERP Systeme weiterzugeben.

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Planet AI

Die Vision von Planet AI ist es, Software für künstliche Intelligenz zu schaffen, die die menschliche Informationsfähigkeit nachahmt. PlanetBrain entwickelt sich über verschiedene Stufen hin zu einem Deep Universal Sequence Understanding System, um zu einer „Artificial General Intelligence (AGI)“ zu werden. Jede Evolutionsstufe bietet eine neue Qualität, die bestehende Produkte verbessert und neue Produkte und Lösungen in unseren Zielmärkten und -szenarien ermöglicht.

Eine Auswahl unserer Kundenprojekte

In zahlreichen Kundenprojekten haben wir bereits unsere Kompetenz zu Enterprise Content Management bewiesen. Lesen Sie hier die Referenz-Storys:

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Frank Trila
Teamleiter Enterprise Content Management TIMETOACT Software & Consulting GmbHKontakt