Enterprise Content Management (ECM) ermöglicht es Ihnen, sämtliche Daten, Informationen und Dokumente digital in einer Plattform zu speichern, zu verwalten und zu archivieren. Unternehmen, die auf ECM und unsere ECM Beratung setzen, profitieren von einer höheren Effizienz, geringeren Kosten sowie einer größeren Mitarbeiterzufriedenheit beim Management ihrer Inhalte.
Mit unserem Enterprise Content Management Consulting und dem Einsatz einer geeigneten ECM-Lösung ergeben sich für Sie lang- und kurzfristig zahlreiche Vorteile. Darunter:
Minimieren Sie mit ECM die Fehlerrate beim Dokumentenmanagement. Gewährleisten Sie die Revisionssicherheit Ihrer Dokumente, sodass diese jederzeit vollständig, verfügbar und nachvollziehbar sind.
Schaffen Sie Struktur und machen Sie Informationen besser auffindbar. Die Digitalisierung von Akten und Belegen reduziert Ihre Suchzeiten um bis zu 90 Prozent.
Etablieren Sie ein intelligentes Speichermanagement zur effektiven Datenspeicherung und lagern Sie weniger aktuelle Daten auf günstigere Datenträger aus.
Erhalten Sie einen sicheren Zugriff auf Ihre Daten – und zwar von jedem Device aus.
Halten Sie von Finanzbehörden geforderte Compliance Richtlinien problemlos ein.
Nutzen Sie ECM als Dienstleistung für die elektronische Archivierung, auch ohne Know-how im eigenen Unternehmen.
Automatisieren Sie Geschäftsprozesse wie zum Beispiel den Rechnungseingang oder Genehmigungsverfahren.
Validieren und indexieren Sie mit ECM Ihre Daten und stellen Sie so eine hohe Qualität sicher.
Profitieren Sie von Integrationsmöglichkeiten vieler Produkte über standardisierte Schnittstellen.
Vermeiden Sie Medienbrüche und sparen so Kosten.
Mit unserer langjährigen Projektpraxis und Erfahrung in der Beratung zum Enterprise Content Management stehen wir Ihnen kompetent zur Seite. Wir finden die für Sie richtige Lösung, perfekt auf Ihre Herausforderung zugeschnitten, und setzen sie schnell und praxisorientiert um.
Zu einem effizienten Dokumentenmanagement (DMS) gehört weit mehr als Dokumente nur in einem Dateisystem abzulegen. Es ermöglicht, Ihre Daten strukturiert zu verwalten, sie mit Metadaten zu versehen, zu versionieren und sie gezielt durch Ihre Geschäftsprozesse zu leiten. Auf diese Weise können Sie den Status eines Vorgangs oder eines Dokuments einfach nachvollziehen. Unsere DMS-Lösungen bieten Ihnen außerdem den Vorteil, die benötigten Dokumente an jedem Ort und auf jedem Endgerät zu jeder Zeit darzustellen.
Um Belege revisionssicher und Datenschutz-konform zu speichern und zu archivieren, bedarf es einer geeigneten Archivierungslösung. Ein modernes Archiv berücksichtigt die Unveränderbarkeit von Daten, die richtige Aufbewahrungsdauer sowie eine sichere Löschung. Unsere ECM-Lösungen bieten Ihnen darüber hinaus standardisierte Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen (SAP, MS Dynamics, JD-Edwards, etc.). Und: eine offene Architektur, die es ermöglicht, nahezu jede Anwendung anzubinden. Durch ein effektives Management der Datenspeicherung kontrollieren Sie, wo und wie Sie Ihre Daten sicher und kostengünstig ablegen.
Analoge Inhalte zu digitalisieren ist sehr viel umfassender, als einfach nur Dokumente einzuscannen. Mit Capturing Tools verarbeiten Sie Inhalte verschiedensten Eingangskanäle (Mail, Papier, Dateisysteme, DMD) und analysieren die eingehenden Dokumente. Die ECM-Software erkennt zum Beispiel, um welche Art von Dokument es sich handelt. Dabei wendet sie automatisiert Regeln an, um die benötigten Metadaten zu extrahieren. Anschließend befördert die Software die Dokumente in die richtigen Prozesse, wo sie mit oder ohne Unterstützung von Mitarbeitenden weiterverarbeitet werden.
Prozesse in Unternehmen sind oft komplex und basieren auf dem individuellen Wissen einzelner Mitarbeiter:innen. Das kann sich als problematisch erweisen, wenn die verantwortliche Person erkrankt oder das Unternehmen verlässt. Entsprechende Prozesse / Workflows zu digitalisieren, bringt Ihrem Unternehmen Transparenz und erhöht zudem die Effektivität. Alle Anwender:innen verfügen über die notwendigen Daten und Dokumente, fehlendes Wissen können sie explizit anfordern. Am Ende eines solchen Prozesses steht so immer ein einheitliches, qualitätsgesichertes Ergebnis.
Manche Arbeiten sind eintönig, fehleranfällig und kosten Ihren Mitarbeitenden wertvolle Zeit, die sie anderweitig produktiver nutzen könnten. Robotic Process Automation bietet Ihnen die Chance, solcheAufgaben zu automatisieren, sodass sie schneller und sogar besser erledigt werden. Diese Technologie ist einfach umzusetzen und erzielt einen schnellen Return of Investment (ROI).
Enterprise Content Management ist heute viel mehr als „Archivierung“. Vielmehr begleitet ein ECM-System Ihre Dokumente, Videos, Fotos etc. vom Eingang oder der Erstellung bis zur finalen Archivierung. Es ermöglicht Ihren Anwender:innen einen Zugriff auf Dokumente an jedem Ort, zu jeder Zeit, mit jedem Endgerät.
Als Medienbruch wird im Kontext des Dokumentenmanagements die Analogisierung eines bereits elektronisch vorhandenen Dokuments bezeichnet. Beispielsweise, indem Sie ein digitales PDF auf Papier ausdrucken und ggf. später sogar wieder einscannen. Die Fragestellung, warum man so etwas tun sollte, ist berechtigt und weit verbreitet. Dennoch kommen sogenannte Medienbrüche viel öfter vor als man denkt. Am besten lässt sich das Thema anhand zweier Beispiele erklären.
Ein digitales Dokument geht elektronisch im Unternehmen ein (meist per E-Mail) und ist vom Ersteller sogar elektronisch erzeugt worden (es handelt sich bspw. um ein durchsuchbares PDF). Diese Dokumente sind in der Regel von hoher Qualität, gut lesbar und können beim Checkin in ein DMS-System sofort indiziert werden, um sie später auch anhand ihres Inhalts aufzufinden.
Dennoch kommt es oft vor, dass Mitarbeitende diese Dokumente (bspw. Lieferscheine) ausdrucken, um die erhaltene Ware z. B. gegen den Lieferschein zu prüfen. Das Ergebnis dieser Prüfung vermerkt der Prüfer auf einem ausgedruckten Lieferschein und zeichnet diesen ab. Im weiteren Verlauf wird oft mit dem Papierdokument weitergearbeitet und dieses dann letztendlich erneut eingescannt und in einem Archiv abgelegt. Damit dieses Dokument nun wieder durchsuchbar wird (was es ja zuvor war), ist außerdem eine OCR (Optical Character Recognition) notwendig, die rechen- und zeitintensiv ist. Die Qualität des Originals ist zudem nicht erreichbar.
Während sich die Gründe für den Medienbruch im ersten Beispiel noch nachvollziehen lassen (Papier hat auch Vorteile), gibt aus auch Szenarien, bei denen sie vollkommen fehl am Platz sind. Dies sind jene Medienbrüche, bei denen ein Dokument nicht verändert wird. Mitarbeitende drucken es lediglich zur Prüfung aus und scannen es später wieder ein, da die final prüfende Person beispielsweise nicht weiß, dass das zu prüfende Dokument ursprünglich bereits digital vorlag. Insbesondere in Prozessen, die teils analog und teils digital abgewickelt werden, ist es oft intransparent, ob das Originaldokument zuvor bereits elektronisch vorlag.
Sprechen Sie mit uns darüber, wie Sie Ihre Prozesse gestalten, um Medienbrüche zu verhindern. Gemeinsam finden wir eine Strategie für effiziente Prozesse in Ihrem Unternehmen, die Zeit, Geld und Nerven sparen.
Spechen Sie mit uns darüber, wie Sie Ihre Prozesse so gestalten, dass Medienbrüche verhindert werden. Gemeinsam finden wir eine Strategie für effiziente Prozesse in Ihrem Unternehmen, die Zeit, Geld und Nerven sparen.
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Das Thema Enterprise Content Management hat bei IBM eine lange Historie und ist von strategischer Bedeutung für den Konzern. Mit dem „Cloud-Pak for Automation“ steht unseren Kunden das komplette Portfolio aus Content, Prozess, Case, Decision und Input-Management unter einer einzigen Lizenz zur Verfügung. Unabhängig davon, welche Prozesse sie „automatisieren“ möchten, das Cloud-Pak for Automation hilft Ihnen dabei.
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Mehr erfahrenKofax = Scanning ist das, was man auch heute noch mit diesem Hersteller als Erstes verbindet. Dabei sinkt das Volumen an Papierdokumenten stetig. Heute helfen uns die KOFAX Produkte Content aus den verschiedensten Quellen effektiv zu verarbeiten und an Prozess, Content Management oder ERP Systeme weiterzugeben.
Mehr erfahrenDie Vision von Planet AI ist es, Software für künstliche Intelligenz zu schaffen, die die menschliche Informationsfähigkeit nachahmt. PlanetBrain entwickelt sich über verschiedene Stufen hin zu einem Deep Universal Sequence Understanding System, um zu einer „Artificial General Intelligence (AGI)“ zu werden. Jede Evolutionsstufe bietet eine neue Qualität, die bestehende Produkte verbessert und neue Produkte und Lösungen in unseren Zielmärkten und -szenarien ermöglicht.
In zahlreichen Kundenprojekten haben wir bereits unsere Kompetenz zu Enterprise Content Management bewiesen. Lesen Sie hier die Referenz-Storys: