Enterprise Content Management (ECM) & Archivierung

Mit Enterprise Content Management (ECM) Systeme können Sie Ihre geschäftsbezogene Dokumente zentral und organisiert verwalten.
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Digitalisierung von Geschäftsprozessen
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Was ist Enterprise Content Management & Archivierung?

Mit Enterprise Content Management (ECM) werden sämtliche Daten, Informationen und Dokumente in einer Plattform kontextbezogen abgelegt, archiviert und verwaltet. Um die zunehmende Zahl an (un)strukturierten elektronischen Dokumente bzw. Daten managen zu können, bieten ECM-Systeme zahlreiche Vorteile. Dabei profitieren Kunden von den vielfältigen Funktionen von ECM-System, angefangen bei Versionierung und Collaboration-Funktionen über Recherchemöglichkeiten bis hin zu mobilem Zugriff auf die Daten.


Illustration zur Visualisierung von Enterprise Content Management (ECM)

Fragen, die Enterprise Content Management & Archivierung beantwortet:

  • Ist die Revisionssicherheit (Vollständigkeit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit etc.) von Dokumenten gewährleistet? 
  • Werden die Dokumente gesetzeskonform aufbewahrt?
  • Wie können geschäftlichen Dokumente digitalisiert und die Verarbeitung dieser beschleunigt werden? 
  • Wie kann die Fehlerrate bei der Dokumentenverarbeitung minimiert werden? 
  • Welche Aufgaben und Schritte können im Prozess automatisiert werden? 
  • Verlieren auch Sie Geld durch Medienbrüche?

Sprechen Sie uns an und profitieren Sie von Enterprise Content Management & Archivierung.

Frank Trila
Teamleiter Enterprise Content Management TIMETOACT Software & Consulting GmbHKontakt
Katharina Popek
GeschäftsführerinTIMETOACT GROUP Österreich GmbHKontakt

Warum Enterprise Content Management (ECM) & Archivierung?

Ihre Vorteile auf einem Blick.

  • Bessere Auffindbarkeit durch mehr Struktur und Reduktion der Suchzeiten um bis zu 90 Prozent durch die Digitalisierung von Akten und Belegen.

  • Intelligentes Speichermanagement inkl. Auslagerung von weniger aktuellen Daten auf günstigere Datenträger.

  • Sicherer Zugriff auf Ihre Daten von jedem Device.

  • Einhaltung der durch Finanzbehörden geforderten Compliance Richtlinien.

  • Einfachere und schnellere Handhabung durch Automatisieren des Dokumenten-Geschäftsprozesses (Workflow) wie z. B. dem Rechnungseingang oder Genehmigungsverfahren.

  • ECM für elektronische Archivierung als Dienstleistung ohne notwendiges Know-how im eigenen Unternehmen

  • Hohe Qualität durch Daten-Validierung und -Indexierung

  • Integrationsmöglichkeiten von vielen Produkten über standardisierte Schnittstellen.


Die fünf Phasen der Dokumentenbearbeitung

Enterprise Content Management ist heute viel mehr als „Archivierung“. Vielmehr begleitet ein ECM System Ihre Dokumente, Videos, Fotos etc. vom Eingang oder der Erstellung bis zur finalen Archivierung. Es ermöglicht Ihren Anwendern einen Zugriff auf Dokumente an jedem Ort und zu jeder Zeit und mit jedem Endgerät. 

Grafik der Phasen der Dokumentenbearbeitung im Rahmen von Enterprise Content Management (ECM)

Welche Funktionen hat ECM?

Dokumentenmanagement (DMS)

Effizientes Dokumentenmanagement (DMS) umfasst weit mehr als die Ablage von Dokumenten in einem Dateisystem. In einem DMS werden Ihre Daten strukturiert verwaltet, mit Metadaten versehen, versioniert und gezielt durch Ihre Prozesse geleitet. Durch die Bearbeitung im Prozess und die Versionierung ist zu jeder Zeit nachvollziehbar, wie der Status eines Vorgangs oder Dokuments aktuell ist. Unsere Dokumentenmanagement Lösungen bieten Ihnen außerdem den Vorteil, die benötigten Dokumente an jedem Ort und auf jedem Endgerät zu jeder Zeit darstellen zu können.

Datenarchivierung 

Die revisionssichere und DSGVO konforme Speicherung und Archivierung von Belegen bedarf einer Archivinfrastruktur, die diesen Anforderungen genügt. Unveränderbarkeit, Aufbewahrungsdauer und die sichere Löschung von Daten sind Themen, die ein modernes Archiv abbilden muss. Unsere Lösungen bieten Ihnen standardisierte Schnittstellen zu verschiedenen ERP Systemen (SAP, MS Dynamics, JD-Edwards, etc.) und eine offene Architektur, die es ermöglicht, nahezu jede Anwendung anderen anzubinden. Durch effektives Speichermanagement haben Sie maximale Kontrolle darüber, wo Ihre Daten sicher und kostengünstig abgelegt werden.

Intelligent Capture 

Die Digitalisierung analoger Inhalte umfasst heute weit mehr als das einfache Einscannen von Dokumenten. Vielmehr werden heute die verschiedensten Eingangskanäle (Mail, Papier, Dateisysteme, DMS…) durch Capturing Tools verarbeitet, um die eingehenden Dokumente zu analysieren und zu verarbeiten. Die Software erkennt bspw., um welche Art von Dokument es sich handelt und wendet automatisiert Regeln an, um die benötigten Metadaten aus dem Inhalt zu extrahieren. Nach einer solchen „Vorverarbeitung“ können die erkannten Dokumente direkt in entsprechende Prozesse gelenkt werden, wo sie entweder mit oder ggf. ohne Interaktion eines Mitarbeiters weiterverarbeitet werden.

Workflow und Prozessmanagement

Die Prozesse und deren Handling in Unternehmen sind oft komplex und basieren auf individuellem Wissen einzelner Mitarbeiter. Die Digitalisierung komplexer Prozesse bringt dem Unternehmen einerseits Transparenz und erhöht andererseits die Effektivität signifikant. Der Anwender hat stets alle notwendigen Daten und Dokumente zur Verfügung oder kann fehlendes explizit anfordern und am Ende eines Prozesses steht immer ein einheitliches, qualitätsgesichertes Ergebnis.

Robotic Process Automation (RPA)

Manche Arbeiten sind eintönig, fehleranfällig und kosten Ihren Mitarbeitern wertvolle Zeit, die sie anderweitig produktiver nutzen könnten. Robotic Process Automation bietet Ihnen die Chance, solche Aufgaben zu automatisieren, um die Bearbeitungsgeschwindigkeit zu erhöhen und die Qualität zu steigern. Ein weiterer Vorteil dieser Technologie ist die einfache Umsetzung und der schnelle Return of Investment (ROI).

Mailroom – der schnelle Weg zur Digitalisierung

Mit dem Mailroom Managed Service von TIMETOACT können die Inhalte Ihrer digitalen Dokumente schnell und zuverlässig ausgelesen werden. Diese liefern wir Ihnen sauber und angepasst an Ihre Vorsysteme "frei Haus" retour.

Mit unserem Mailroom Service sind Sie in sicheren Händen.

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Unser Angebot - Ihr Nutzen:

Mit der langjährigen Projektpraxis des TIMETOACT ECM-Teams können wir Sie bei Ihrer Anforderungen höchst kompetent unterstützen. Durch die hohe Skalierbarkeit der ECM-Systeme von TIMETOACT finden Sie die exakt auf Sie zugeschnittene Lösung, die schnell und praxisorientiert umgesetzt werden kann.

ECM-Beratung

Wir helfen Ihnen, das richtige Produkt für Ihre Anforderungen zu finden.

Implementierung

Wir setzen Ihre Vorhaben ganz nach Ihren Vorstellungen um.

Integration

Passgenaue Lösungen für Ihre bestehende Systemlandschaft.

Automatisierung

Wir automatisieren Ihre Geschäftsprozesse mit Dokumenten-Workflows.

Für jedes Projekt den richtigen Hersteller:

IBM - Filenet

Das Thema Enterprise Content Management hat bei IBM eine lange Historie und ist von strategischer Bedeutung für den Konzern. Mit dem „Cloud-Pak for Automation“ steht unseren Kunden das komplette Portfolio aus Content, Prozess, Case, Decision und Input-Management unter einer einzigen Lizenz zur Verfügung. Unabhängig davon, welche Prozesse sie „automatisieren“ möchten, das Cloud-Pak for Automation hilft Ihnen dabei.

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Hyland - Onbase

Unser Partner Hyland ist ein FullService Anbieter im Bereich Enterprise Content und Case Management. Die Hyland Suite integriert sich exzellent in Umgebungen, die auf Microsoft Office und Active Directory basieren und ermöglicht ein intuitives Arbeiten ohne lange Einarbeitung.

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Jobrouter

Mit JobRouter sind Sie auf dem richtigen Weg zu einer Schritt-für-Schritt Digital-First Strategie. Dank dem Low-Code Ansatz, den die Lösung bietet, lassen sich Prozesse aus jeder beliebigen Abteilung in Ihrem Unternehmen digital abbilden und automatisieren. Von der Rechnungsverarbeitung über Onboarding-Prozesse bis hin zum Fuhrparkmanagement, JobRouter ist unternehmensweit einsetzbar - unabhängig vom bestehenden ERP-System.

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Kofax

Kofax = Scanning ist das, was man auch heute noch mit diesem Hersteller als Erstes verbindet. Dabei sinkt das Volumen an Papierdokumenten stetig. Heute helfen uns die KOFAX Produkte Content aus den verschiedensten Quellen effektiv zu verarbeiten und an Prozess, Content Management oder ERP Systeme weiterzugeben.

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Unsere Referenzen:

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Frank Trila
Teamleiter Enterprise Content Management TIMETOACT Software & Consulting GmbHKontakt