Was ist Enterprise Content Management & Archivierung?
Mit Enterprise Content Management (ECM) werden sämtliche Daten, Informationen und Dokumente in einer Plattform kontextbezogen abgelegt, archiviert und verwaltet. Um die zunehmende Zahl an (un)strukturierten elektronischen Dokumente bzw. Daten managen zu können, bieten ECM-Systeme zahlreiche Vorteile. Dabei profitieren Kunden von den vielfältigen Funktionen von ECM-System, angefangen bei Versionierung und Collaboration-Funktionen über Recherchemöglichkeiten bis hin zu mobilem Zugriff auf die Daten.
Fragen, die Enterprise Content Management & Archivierung beantwortet:
- Ist die Revisionssicherheit (Vollständigkeit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit etc.) von Dokumenten gewährleistet?
- Werden die Dokumente gesetzeskonform aufbewahrt?
- Wie können geschäftlichen Dokumente digitalisiert und die Verarbeitung dieser beschleunigt werden?
- Wie kann die Fehlerrate bei der Dokumentenverarbeitung minimiert werden?
- Welche Aufgaben und Schritte können im Prozess automatisiert werden?
- Verlieren auch Sie Geld durch Medienbrüche?
Bessere Auffindbarkeit durch mehr Struktur und Reduktion der Suchzeiten um bis zu 90 Prozent durch die Digitalisierung von Akten und Belegen.
Intelligentes Speichermanagement inkl. Auslagerung von weniger aktuellen Daten auf günstigere Datenträger.
Sicherer Zugriff auf Ihre Daten von jedem Device.
Einhaltung der durch Finanzbehörden geforderten Compliance Richtlinien.
Einfachere und schnellere Handhabung durch Automatisieren des Dokumenten-Geschäftsprozesses (Workflow) wie z. B. dem Rechnungseingang oder Genehmigungsverfahren.
ECM für elektronische Archivierung als Dienstleistung ohne notwendiges Know-how im eigenen Unternehmen
Hohe Qualität durch Daten-Validierung und -Indexierung
Integrationsmöglichkeiten von vielen Produkten über standardisierte Schnittstellen.
Die fünf Phasen der Dokumentenbearbeitung
Enterprise Content Management ist heute viel mehr als „Archivierung“. Vielmehr begleitet ein ECM System Ihre Dokumente, Videos, Fotos etc. vom Eingang oder der Erstellung bis zur finalen Archivierung. Es ermöglicht Ihren Anwendern einen Zugriff auf Dokumente an jedem Ort und zu jeder Zeit und mit jedem Endgerät.
Mailroom – der schnelle Weg zur Digitalisierung
Mehr erfahrenAls Medienbruch wird im Kontext des Dokumentenmanagements die Analogisierung eines bereits elektronisch vorhandenen Dokuments bezeichnet. Die Fragestellung, warum man so etwas tun sollte, ist berechtigt und weit verbreitet. Dennoch sind sogenannte Medienbrüche viel öfter vorhanden als man denkt. Am besten kann das Thema anhand zweier Beispiele betrachtet werden.
Beispiel 1: Medienbruch am Anfang der Dokumentenbearbeitung
Ein digitales Dokument geht elektronisch im Unternehmen ein (meist per eMail) und ist vom Ersteller sogar elektronisch erzeugt worden (es handelt sich bspw. um ein textdurchsuchbares PDF). Diese Dokumente sind in der Regel von hoher Qualität, gut lesbar und können beim Checkin in ein DMS System sofort indiziert werden, um sie später auch anhand ihres Inhalts auffinden zu können.
Dennoch kommt es oft vor, dass diese Dokumente (bspw. Lieferscheine) ausgedruckt werden, um die erhaltene Ware z.B. gegen den Lieferschein prüfen zu können. Das Ergebnis dieser Prüfung wird dann auf dem ausgedruckten Lieferschein vermerkt und dieser vom Prüfer abgezeichnet. Im weiteren Verlauf wird oft mit dem Papierdokument weitergearbeitet und dieses dann letztendlich erneut eingescannt und in einem Archiv abgelegt. Damit dieses Dokument nun wieder durchsuchbar werden soll (was es ja zuvor war), ist außerdem eine OCR (Optical Character Recognition) notwendig, die rechen- und zeitintensiv ist. Die Qualität des Originals wird zudem nicht mehr erreicht werden können.
Beispiel 2: Unnötiges Ausdrucken als vermeidbaren Medienbruch
Während im ersten Beispiel die Gründe für den Medienbruch vermeidbar, aber durchaus nachvollziehbar sind (Papier hat auch Vorteile), gibt aus auch Szenarien, bei denen Medienbrüche vollkommen unnötig sind. Dies sind jene Medienbrüche, bei denen ein Dokument nicht verändert wird. Es wird lediglich zur Prüfung ausgedruckt und später wieder eingescannt, da die final prüfende Person beispielsweise nicht weiß, dass das zu prüfende Dokument ursprünglich bereits digital vorlag. Insbesondere in Prozessen, die teils analog und teils digital abgewickelt werden, gibt es oft keine Transparenz darüber, ob das originäre Dokument zuvor bereits elektronisch vorgelegen hatte.
Spechen Sie mit uns darüber, wie Sie Ihre Prozesse so gestalten, dass Medienbrüche verhindert werden. Gemeinsam finden wir eine Strategie für effiziente Prozesse in Ihrem Unternehmen, die Zeit, Geld und Nerven sparen.
Unser Angebot - Ihr Nutzen:
Mit der langjährigen Projektpraxis des TIMETOACT ECM-Teams können wir Sie bei Ihrer Anforderungen höchst kompetent unterstützen. Durch die hohe Skalierbarkeit der ECM-Systeme von TIMETOACT finden Sie die exakt auf Sie zugeschnittene Lösung, die schnell und praxisorientiert umgesetzt werden kann.
Für jedes Projekt den richtigen Hersteller:
IBM - Filenet
Das Thema Enterprise Content Management hat bei IBM eine lange Historie und ist von strategischer Bedeutung für den Konzern. Mit dem „Cloud-Pak for Automation“ steht unseren Kunden das komplette Portfolio aus Content, Prozess, Case, Decision und Input-Management unter einer einzigen Lizenz zur Verfügung. Unabhängig davon, welche Prozesse sie „automatisieren“ möchten, das Cloud-Pak for Automation hilft Ihnen dabei.
Mehr erfahrenHyland - Onbase
Unser Partner Hyland ist ein FullService Anbieter im Bereich Enterprise Content und Case Management. Die Hyland Suite integriert sich exzellent in Umgebungen, die auf Microsoft Office und Active Directory basieren und ermöglicht ein intuitives Arbeiten ohne lange Einarbeitung.
Mehr erfahrenJobrouter
Mit JobRouter sind Sie auf dem richtigen Weg zu einer Schritt-für-Schritt Digital-First Strategie. Dank dem Low-Code Ansatz, den die Lösung bietet, lassen sich Prozesse aus jeder beliebigen Abteilung in Ihrem Unternehmen digital abbilden und automatisieren. Von der Rechnungsverarbeitung über Onboarding-Prozesse bis hin zum Fuhrparkmanagement, JobRouter ist unternehmensweit einsetzbar - unabhängig vom bestehenden ERP-System.
Mehr erfahrenKofax
Kofax = Scanning ist das, was man auch heute noch mit diesem Hersteller als Erstes verbindet. Dabei sinkt das Volumen an Papierdokumenten stetig. Heute helfen uns die KOFAX Produkte Content aus den verschiedensten Quellen effektiv zu verarbeiten und an Prozess, Content Management oder ERP Systeme weiterzugeben.
Mehr erfahrenPlanet AI
Die Vision von Planet AI ist es, Software für künstliche Intelligenz zu schaffen, die die menschliche Informationsfähigkeit nachahmt. PlanetBrain entwickelt sich über verschiedene Stufen hin zu einem Deep Universal Sequence Understanding System, um zu einer „Artificial General Intelligence (AGI)“ zu werden. Jede Evolutionsstufe bietet eine neue Qualität, die bestehende Produkte verbessert und neue Produkte und Lösungen in unseren Zielmärkten und -szenarien ermöglicht.
Unsere Referenzen:
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Frank Trila