Terminplanung und Terminkoordination für Abteilungen und Teams
Der TIMETOACT teamCalendar (ehemals edcom teamCalendar) liefert Ihnen die Funktionen, die Sie für die alltägliche Arbeitserleichterung, Zeitersparnis und Produktivität in einer Projekt-, Sekretariats- und Unternehmensorganisation benötigen:
Effektive Terminplanung und -koordination für Teams mit Notes
Schneller Überblick über die laufenden Termine der Projektgruppe
Übersichtlichkeit auf einen Blick über die Verfügbarkeit von Kollegen
Aussagekräftige Informationen zu den Termineinträgen
Der TIMETOACT teamCalendar ergänzt das Standard Calendaring & Scheduling von Domino Notes mit einer Gruppenkalenderfunktionalität. Die User arbeiten mit ihren persönlichen Notes-Kalendern in den Mailfiles – ein Agent übernimmt die Einträge aus den individuellen Notes-Kalendern und stellt die Termine von Personen, Gruppen und Abteilungen in übersichtlichen Ansichten (nach “Heute”, “Person nach Datum” … ) dar. Der TIMETOACT teamCalendar zeigt die Einträge in Notes-Standardansichten, in einer Notes-Kalenderansicht sowie als symbolische Übersichten an. Dabei werden nicht nur geblockte Terminzeiten angezeigt, sondern auch wichtige Detailangaben zu den Terminen. Die Anwender greifen auf den teamCalendar per Notes-Client oder Browser zu.
Ab Version 8 unterstützt der TIMETOACT teamCalendar die mobile Anbindung an iPhone, Blackberry und andere aktuelle Smartphones. Alle Vorteile des TIMETOACT teamCalendars für die Zusammenarbeit von Teams sind damit auch mit den mobile Phones von unterwegs aus nutzbar. Der TIMETOACT teamCalendar 8 ist lauffähig ab Domino / Notes 7.0 – die mobile Anbindung setzt Domino 8.5 voraus.
Komfortable Funktionen
Übersichtlichkeit und Detailinformation
Dem Anwender stehen verschiedene Ansichten nach Person und Gruppe sowie spezielle Symbolübersichten mit wichtigen Termindetails zur Verfügung.
Spezielle Ansichten
Eine eigene Ansicht für Urlaubstage unterstützt die Urlaubsplanung im Team. Darüber hinaus wurden ab Version 8 des teamCalendars die Ansichten Aufgaben und Jahrestage integriert. Optional lassen sich jetzt auch “Aufgaben” und die “Jahrestage” (Feiertage, Geburtstage…) auslesen, die in zwei getrennten Ansichten angezeigt werden. Ob Jahrestage eingelesen werden, wird im Mitgliederdokument definiert. In der Regel wird es so sein, dass nur die Jahrestage eines (zentralen) Kalenders eingelesen werden, damit z.B. nicht die Feiertage mehrfach existieren.
Individuelle Anpassungen über das User-Profil
Etliche Darstellungen und Einstellungen für den teamCalendar kann der Anwender selbst nach seinen Wünschen über sein User-Profil vornehmen. Dazu zählen die Anzeige von Zeitbalken, Terminsymbolen und Terminkürzel.
Zusätzliche Optionen für den individuellen Bedarf
Neben den internen Gruppen, die beim teamCalendar zentral vom Administrator eingerichtet werden, besteht für den Anwender zusätzlich die Option, sich eine persönliche Gruppe zusammenzustellen, die er für seine alltägliche Arbeit benötigt. Auch diese konfiguriert er selbst im User-Profil durch einfache Auswahl der Personen. Im Navigator stehen ihm dann für seine persönliche Gruppe die Ansichten nach Person und Datum sowie eine Kalenderanzeige zur Verfügung.
Erfassen von Termineinträgen für andere Anwender
Berechtigte User (z.B. Vorgesetzte) haben die Möglichkeit, Termineinträge für andere Anwender über den teamCalendar zu erfassen. Diese Termineinträge werden optional in die Mailfiles der Anwender übertragen – eine Benachrichtigung über den Termineintrag erfolgt per Infomail. Sind Änderungen notwendig, können die Termineinträge aus dem TIMETOACT teamCalendar heraus verschoben oder gelöscht werden.
Erfassen von Einträgen für Personen nur im teamCalendar
Zusätzlich hat der Anwender die Option, einen Termineintrag für eine bestimmte Person nur im teamCalendar einzutragen, z.B. dass eine Person krank ist, um so die Kollegen über die Abwesenheit zu informieren.
Erfassen von Terminen für Non-Notes-Mitglieder
Termine für Non-Notes-User werden über Termineinträge erfasst und nur im teamCalendar angezeigt. Bei Angabe einer Mailadresse wird der Non-Notes-User über seine Termineinträge per Mail benachrichtigt, er selbst greift per Browser auf den teamCalendar zu, um seine Termine in den verschiedenen Ansichten einzusehen.
Erfassen von Terminen wie Messen und Events
Es besteht auch die Möglichkeit, Termine wie Messen, Events, Internes, Alle etc. (vormals “Zentraltermine” in den teamCalendar-Versionen bis teamCalendar 8) für einen entsprechenden “Non-Notes-User” anzulegen und über Termineinträge zu erfassen. Diese Termine erscheinen nur im teamCalendar und sind als zentrale Information für alle Mitarbeiter einsehbar.
Wiederholfunktion für ganztägige Termineinträge
Ein Termineintrag (nur Veranstaltung, also ganztägig) kann auch mit Wiederholungen eingetragen werden.
OutOfOffice-Agent-Aktivierung
Der OutOfOffice-Agent kann für Termineinträge im entsprechenden Mailfile aktiviert und deaktiviert werden. Ist ein Mitarbeiter z.B. krank geworden, kann der berechtigte Kollege/Vorgesetzte den OutOfOffice Agent des abwesenden Kollegen aktivieren. Die zugehörigen Mailtexte können dabei zentral eingerichtet werden. Diese Option ist mit einer zusätzlichen Rolle geschützt, so dass nicht alle Anwender, die Termineinträge vornehmen dürfen, auch automatisch diese Aktivierung durchführen können.
Bequeme Datenweiterverarbeitung
Um Daten weiter zu bearbeiten, lassen sich die Daten von einer oder mehreren Personen direkt in eine Excel-Mappe exportieren.
Umfangreiche Druckoptionen
Für den Ausdruck von Kalendereinträgen steht eine Vielzahl von Druckoptionen zur Verfügung, z.B. personenbezogene Terminübersichten für ein, zwei oder vier Wochen.
Administration
Der Administrator konfiguriert die Anwendung über das Datenbankprofil. Zentral festgelegt werden z.B.:
- Ob private Termine oder vorgemerkte Termine eingelesen werden?
- Wie weit im voraus und wie weit zurück die Termine gelesen werden?
- Zu welchen Tageszeiten Termine eingelesen werden?
- Ob auch Termine an Feiertagen und Wochenenden eingelesen werden?
- und viele weitere Konfigurationsoptionen
Voraussetzungen
Der TIMETOACT teamCalendar 8 ist lauffähig unter Domino / Notes ab Version 7.0 – die mobile Anbindung setzt Domino 8.5 voraus.
Ihr Ansprechpartner
Meriton Rama