Mit der Onboarding-Lösung von TIMETOACT behalten Sie den Überblick

Maximale Effizienz beim Onboarding dank Jira Ticket-System

Neue Mitarbeiter ins Unternehmen einzuführen geht mit einem effizienten Ticket-System beispielsweise in Jira schneller, einfacher und effizienter. Mit Hilfe eines Kanban Boards dokumentieren die einzelnen Abteilungen den Status der anfallenden Aufgaben – das System bearbeitet darüber hinaus einzelne Schritte automatisiert und verschickt in festgelegten Zeiträumen Reminder an die betroffenen Personen. Erfahren Sie mehr in unserer Success Story. 

Das Wichtigste in Kürze:

  • Übersichtliche Darstellung der Tasks als Ticketsystem
  • Filtermöglichkeit nach Abteilung und Mitarbeiter
  • Schnelle Statusänderung per Drag & Drop
  • Festlegung von Abhängigkeiten zwischen Aufgaben
  • Automatische Erstellung von Mitarbeiter-Accounts
  • Nachvollziehbarkeit der Bearbeitung
  • Versand von Erinnerungsmails & mehr

Herausforderung

Beginnt ein neuer Mitarbeiter bei einem Unternehmen, ist der Onboarding-Prozess mitunter ein aufwendiges Unterfangen, jedoch unabdingbar, um einen reibungslosen und angenehmen Start zu gewährleisten: Human Resources, Infrastruktur und andere Abteilungen müssen Hand in Hand arbeiten, um dem neuen Kollegen in interne Prozesse einzuweisen, notwendige Hardware und Accounts bereitzustellen, Fotos für die Website anzufertigen und vieles mehr. Die Checkliste ist lang und bedeutet einen großen Organisationsaufwand für die Personalabteilung, welche die einzelnen Schritte koordinieren und den Status bei beteiligten Personen abfragen muss. Einzelne Aufgaben, die eigentlich automatisiert erfolgen könnten, werden oftmals noch aufwendig von Hand bearbeitet. 

Lösung

Alles im Blick – der Onboarding-Prozess als Ticket-System

Für die Bewältigung dieser Herausforderung haben wir in Jira ein eigenes Ticket-System mit mehreren Kanban-Boards angelegt. Human Resources muss lediglich ein neues Projekt anlegen – anschließend werden alle relevanten Aufgaben automatisch erstellt und den jeweiligen Abteilungen zugewiesen. Im Menü sind die Aufgaben nach Abteilung gefiltert. Verantwortliche, beispielsweise aus HR, IT oder Datenschutz, können sich die noch ausstehenden Tasks für jeden neuen Mitarbeiter übersichtlich anzeigen lassen. Per Drag & Drop können diese, wie von Kanban gewohnt, ganz einfach von „To Do“ zu „In Progress“ und schließlich „Done“ gezogen werden.

Die Aufgaben werden übersichtlich im Kanban-Board abgebildet und können per Drag & Drop verschoben werden.
Die Aufgaben werden übersichtlich im Kanban-Board abgebildet und können per Drag & Drop verschoben werden.

Eins nach dem anderen – Abhängigkeiten zwischen Aufgaben

Manch eine Aufgabe kann erst erledigt werden, nachdem eine andere Aufgabe erfüllt wurde: So ist es dem Empfang erst möglich, einen Mitarbeiterausweis zu erstellen, nachdem ein Ausweisfoto aufgenommen wurde. Solche Abhängigkeiten zwischen den verschiedenen Tasks haben wir mit entsprechenden Workflows abgebildet: Folgeaufgaben werden erst erstellt, sobald alle notwendigen Informationen vorliegen beziehungsweise die vorausgehenden Tasks erledigt sind. Einige Aufgaben, wie die Erstellung verschiedener Accounts, werden vollständig automatisiert.

Bloß nichts vergessen – Erinnerungsmails zu anstehenden Tasks

Bei Klick auf die Task werden die entsprechenden Verantwortlichkeiten dargestellt.

Als Gedächtnisstütze bekommen die verantwortlichen Kolleginnen und Kolleginnen automatisiert Erinnerungsmails zu Tasks zugeschickt, die bislang noch nicht erledigt wurden. Dank der Tickethistorie in Jira lässt sich darüber hinaus genau nachvollziehen, wer welche Aufgabe bearbeitet hat. 

Mehrwert

Der Nutzen der Lösung liegt auf der Hand: Ein Jira-Ticketsystem unterstützt die verschiedenen Abteilungen dabei, beim Onboarding von Mitarbeitern den Überblick zu behalten. Human Resources muss nicht mehr fortlaufend bei den verantwortlichen Abteilungen den aktuellen Status abfragen – das macht die Lösung ganz allein. Manche Aufgaben wie das Erstellen verschiedener Accounts werden vollkommen automatisiert. Kurz gesagt unterstützt unsere Lösung dabei, die Effizienz im Onboarding deutlich zu erhöhen und dem neuen Mitarbeiter einen großartigen Start ins neue Unternehmen zu ermöglichen.

Sie haben eine Frage oder Interesse an unserer Onboarding-Lösung? Unsere Kollegen stehen Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.


Jira ist nicht nur eine Lösung für ein einzelnes Szenario, sondern ein Spezialist für die transparente Verfolgung und Steuerung von Aktivitäten, der den gesamten Lebenszyklus eines Projektes oder Produktes begleiten kann. Von der Phase der Ideensammlung über die Konzeption und Umsetzung inkl. Deployment bis hin zu Fehlermanagement und Support kann Jira in jeder Phase der Wertschöpfungskette eines Unternehmens eingesetzt werden.